Prvé kroky po obstaraní CRM, ktoré hladko rozbehnú váš obchod

CRM síce dokáže rýchlo sprehľadniť a nakopnúť váš obchod, ale musíte ho k tomu trochu postrčiť. Preto prvé hodiny po nasadení CRM venujte dôkladnému nastaveniu, aby ste si obchodné procesy doladili tak, ako to váš biznis potrebuje. V článku si preberieme, čo by mal v nastavení CRM podniknúť administrátor, obchodníci alebo manažér. Všetko si ukážeme na príklade nášho Raynet CRM.

Najskôr sa v CRM zorientujte

Správne nastaviť CRM, ktoré ste práve nainštalovali, je ako hľadať reštauráciu v hoteli, do ktorého ste sa práve ubytovali. Potrebujete rady personálu a jasné inštrukcie, aby ste sa zorientovali.

Takže skôr, než sa pustíte do zaškrtávania políčok v nastavení, prejdite si onboardingový manuál. Každé CRM to rieši inak – niektoré majú video návody, iné textové, robustnejšie riešenia si vyžadujú školenie. V Raynete milujeme jednoduchosť, takže sa v CRM zorientujete za jedno popoludnie. Pomôže vám s tým video séria Ako začať s Raynetom, kde vás v šiestich videách prevedieme všetkými najdôležitejšími funkciami.

Keď budete mať prehľad, ako v novom CRM fungujú kontakty, leady, obchodné prípady alebo kalendár, môžete sa pustiť do nastavovania.

Prvé, čo by mal nastaviť administrátor

Aby ste mohli v novom CRM pokračovať presne tam, kde ste pri predchádzajúcom riešení skončili, importujte do systému svoje existujúce obchodné dáta. Do Raynetu importujete klientov, leady a produkty jednoducho pomocou XLS šablóny. Ak potrebujete importovať aj zložitejšie dáta ako obchodné prípady (zákazky) alebo aktivity z kalendára, môžete využiť API alebo pomoc integrátora.

Tip: Do Raynetu môžete obchodné prípady importovať ako leady a následne ich previesť na obchodné prípady. Vďaka tomu nemusíte siahať po zložitejších spôsoboch importu.

A teraz niekoľko základných nastavení, ktoré by mal administrátor prebrať s obchodnými manažérmi a prispôsobiť ich systému podľa ich predstáv:

Používateľské práva – Aby obchodníci neboli zahltení množstvom dát a systém zodpovedal vašim interným bezpečnostným pravidlám, nastavte používateľom pomyselné mantinely. Určte, ku ktorým dátam budú mať prístup obchodníci, manažéri, CEO, a každému používateľovi túto rolu priraďte.

Voliteľné polia – Niektoré CRM, ako napríklad Raynet, sú flexibilné a množstvo prvkov si v nich prispôsobíte podľa seba. U klientov a obchodných prípadov si nastavte voliteľné polia, do ktorých si môžete vkladať doplnkové informácie nad rámec bežných, ako je napríklad kontaktná adresa alebo telefón. Napríklad koníčky klienta.

Povinné polia – Vďaka tomuto kroku sa vyhnete nedostatku informácií. U klientov alebo obchodných prípadov nastavíte, ktoré údaje musia obchodníci pri zakladaní vyplniť. Tak sa už napríklad nestane, že zaevidujete nového klienta, ale nebudete vedieť, ako ho kontaktovať, pretože obchodník nevyplnil telefónne číslo.

Obchodná nástenka – Nástenná tabuľa, dashboard alebo domovská stránka. Inými slovami – prvé, čo uvidíte po prihlásení do CRM. Nástenku prispôsobte tak, aby používatelia hneď videli, ako sa vášmu obchodu darí, a mali poruke najpoužívanejšie funkcie. V Raynet CRM odporúčame na nástenke zobraziť:

• Rozcestník – pre rýchly prístup k dokumentom, analýzam a smerniciam,
• Obľúbené položky – záznamy, ktoré si používatelia označia hviezdičkou,
• Prehľad aktivít – základný prehľad o úlohách a termínoch z kalendára,
• Sviatky klientov – dôležité výročia u klientov,
• Online používatelia – pre lepšiu spoluprácu v tíme.

Šablóny dokumentov – Nastavte šablóny ponúk, zmlúv a ďalších dokumentov tak, aby ich mali obchodníci predvyplnené a upravené podľa svojich potrieb.

Prvé, čo by si mali nastaviť obchodníci

Rovnako ako pri iných pracovných nástrojoch, aj CRM si môžu používatelia prispôsobiť tak, aby sa im s ním dobre pracovalo. Upravte si napríklad:

• notifikácie (o ktorých aktivitách v CRM chcete byť informovaní),
• e-mail (prepojte si svoj e-mailový účet a píšte e-maily priamo z CRM),
• kalendár (čo a v akej podobe v ňom chcete vidieť),
• rozhranie (v Raynete si napríklad môžete nastaviť stĺpce, ktoré chcete vidieť, a ich poradie),
• filtre (napríklad na vyfiltrovanie „spiace“ zákazky, aby sa ich obchodníci pokúsili rozhýbať).

Hneď potom odporúčame, aby si každý obchodník pripravil dáta ku svojim klientom a obchodným prípadom, napríklad takto:

• každý obchodník zaeviduje 3 až 5 kľúčových klientov,
• pre týchto klientov vytvorí obchodné prípady, nastaví ich aktuálny stav a zapíše obchodovaný objem,
• k týmto obchodným prípadom si pripraví úlohy na ďalšie kroky (napríklad odoslať ponuku alebo dohodnúť stretnutie).

Vďaka týmto krokom vznikne v Raynete prvý prehľad o stave najdôležitejších zákaziek. V ďalších dňoch a týždňoch potom môžeme rovnakým spôsobom zaevidovať aj ostatných klientov a zákazky.

Prvé, čo by si mali nastaviť manažéri

Úlohou obchodných manažérov (prípadne vo vedení menších firiem) je, aby sa do CRM premietol obchodný proces tak, ako je nastavený vo firme. Výrobná firma totiž využije iné workflow ako realitná kancelária alebo finanční poradcovia.

Obchodný proces nastavte v CRM napríklad podľa toho:

• na aké fázy rozdeľujete svoj obchodný proces,
• ako segmentujete svojich klientov,
• či kategorizujete aj kontaktné osoby,
• aké chcete rozlišovať dôvody neúspešného obchodu, aby ste sa k nim mohli v správny čas vrátiť,
• či chcete v systéme rozlišovať objednávky z e-shopu a z priameho predaja,
• alebo či nastavíte odlišné obchodné procesy pre rôzne tímy, ako je obchod, realizácia alebo servis.

Dôležité je, aby ste si obchodný proces nastavili ako postupnosť úloh, ktoré na seba nadväzujú. Napríklad: oslovenie leadu → stretnutie → ponuka → podpis zmluvy. Obchodníci tak na nástenke na prvý pohľad uvidia, čo treba urobiť pri každej zákazke, aby ju posunuli ďalej.

Ako manažéri si tiež dôkladne prejdite analytické nástroje. V Raynete ich nájdete v záložke Analýzy, kde nájdete množstvo šablón, pomocou ktorých môžete analyzovať svoje obchodné výsledky. Stačí, keď si hviezdičkou označíte tie, ktoré sú pre vás relevantné, aby ste sa k nim mohli kedykoľvek jednoducho prekliknúť priamo z nástenky.

V Analýzach nájdete napríklad:

• rozbor jednotlivých fáz obchodu,
• výsledky podľa obchodníkov,
• predikcie obchodných výsledkov,
• analýzu klientov podľa ich obratu,
• geografickú mapu leadov.

Prvé hodiny s CRM máte za sebou. Čo v nasledujúcich dňoch a týždňoch?

Keď máte splnené všetky vyššie spomenuté nevyhnutnosti, môžete prvé dni a týždne s CRM využiť na spoznávanie ďalších vychytávok, aby ste zo systému vyťažili maximum a spríjemnili si čo najviac obchodných aktivít.

Nastavte si automatizácie

V Raynete máte k dispozícii desiatky predpripravených automatizácií, ktoré prevezmú rutinné činnosti, alebo si môžete vytvoriť vlastné. Môžete napríklad automatizovať:

• upozornenie na nový lead,
• vytvorenie úlohy pri novom leade,
• založenie follow-upu ku stretnutiu,
• vytvorenie obchodného prípadu,
• alebo upozornenie na exspiráciu zmluvy.

Každá jedna automatizácia ušetrí obchodníkom cenný čas, tak si ich určite pozrite.

Stiahnite si mobilnú aplikáciu

Keď sa už zorientujete v klasickej verzii CRM, stiahnite si aj mobilnú aplikáciu. Napríklad aplikáciu od Raynetu sme doplnili o množstvo vychytávok, ktoré pomáhajú obchodníkom v teréne, ako napríklad:

• volanie, SMS a e-maily priamo z adresára klientov,
• navigácia ku klientom,
• nahrávanie fotiek a hlasových poznámok,
• alebo zakladanie kontaktov pomocou skenovania vizitiek.

A okrem týchto funkcií máte v mobilnej aplikácii prístup k všetkým dôležitým údajom o klientoch odkiaľkoľvek. Takže si napríklad po ceste na stretnutie môžete osviežiť všetko, čo máte s daným klientom za sebou.

Prepojte CRM s ďalšími nástrojmi

Ak okrem CRM používate napríklad fakturačný systém, nástroj na hromadné rozosielky alebo projektový nástroj, zvážte ich prepojenie s CRM. Zbavíte sa tak ručného prepisovania dát medzi systémami a priamo z CRM vybavíte akcie, kvôli ktorým by ste sa museli prihlasovať do iných nástrojov.

Všetky nástroje, s ktorými Raynet ľahko prepojíte, nájdete tu.

Vyskúšajte ďalšie vychytávky systému

V Raynete je pre nás používateľská prívetivosť prvoradá, takže v CRM postupne objavíte množstvo väčších aj menších funkcií, ktoré vám zjednodušia obchodné procesy. Na mnohé z nich vás upozornia tipy priamo v rozhraní systému, iné vám prezradíme cez zákaznícku podporu a jej nápovedu.

Vyskúšajte si prvé hodiny nanečisto

Rovnako ako pri väčšine firemných nástrojov, aj pri CRM sa oplatí si ho najprv nezáväzne vyskúšať. Výhodou je, že väčšinu vyššie opísaných krokov zvládnete už počas skúšobného obdobia. Keď si CRM neskôr zakúpite, časť nastavení už budete mať hotovú.

Začnite napríklad s vyskúšaním Raynetu. Testovať ho môžete zadarmo po dobu 30 dní – a to bez zadávania údajov o platobnej karte.

Vyskúšať CRM