Zásady zpracování osobních údajů

Pro uživatele, kteří se registrovali před datem 31. 10. 2023 platí tyto Zásady, a to až do 14. 11. 2023, kdy vejdou v platnost Zásady níže.

Všechny starší verze Zásad naleznete ZDE.

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

společnosti RAYNET s.r.o., IČO: 26843820, se sídlem Hlavní třída 6078/13, Poruba, 708 00 Ostrava, Česká republika, zastoupená Ing. Alešem Seifertem a Ing. Jaroslavem Bazalou, jednateli, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, sp. zn. C 28180 (pro zjednodušení dále jen „my” nebo „Správce” nebo „RAYNET”).

Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. V těchto Zásadách se dozvíte, za jakým účelem, z jakého důvodu a jakým způsobem Vaše Osobní údaje zpracováváme. Najdete také informace o tom, jaká jsou Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů.

Pokud budete mít jakékoliv další dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů, prosím kontaktujte nás na e-mail dpo@raynet.cz nebo poštou na adrese sídla.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů. Abychom zajistili soulad s požadavky ochrany osobních údajů, pravidelně konzultujeme procesy zpracování Osobních údajů s naším pověřencem.

1. Definice

Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení několika pojmy, které v těchto Zásadách zpracování osobních údajů používáme:

Pokud se v rámci toho dokumentu objeví pojmy, které nejsou specifikované výše, řídí se potom výkladem uvedeným v Podmínkách poskytování služeb RAYNET.

Uživatelé ze Singapuru. Pokud pocházíte ze Singapuru, tak pojmy používané v těchto Zásadách jako jsou „Subjekt údajů”, „Správce” a „Zpracovatel” odpovídají pojmům „Individual”, „Organization” a „Data intermediary”, užívaným v rámci PDPA.

Uživatelé z Kalifornie. V případě, že sídlíte ve státě Kalifornie, jsou pojmy jako „Osobní údaje”, „Subjekt údajů”, „Správce” a „Zpracovatel” používané v těchto Zásadách ekvivalentem pojmů „Personal information”, „Consumer”, „Business” a „Service provider” dle CCPA. Zároveň v souvislosti s CCPA uvádíme, že v žádném případě Vaše Osobní údaje za finanční nebo jiné protiplnění neprodáváme, nepronajímáme nebo jinak nezveřejňujeme. Pokud Vaše Osobní údaje nějakým způsobem zpřístupníme třetí straně, činíme tak z důvodu poskytování našich Služeb nebo plnění naší zákonné povinnosti, a to v souladu s těmito zásadami.

2. Jak přistupujeme ke zpracování osobních údajů

Vaše soukromí je pro nás prioritou, proto od Vás vyžadujeme jen ty osobní údaje, které jsou k poskytování Služeb nezbytné. Naše Služby odpovídají standardům požadovaných GDPR. Pokud nám svá data svěříte, zavazujeme se s nimi nakládat v souladu s příslušnou právní úpravou, která se na Vás vztahuje (GDPR, CCPA, PDPA, apod.). O tom, jaká máte v souvislosti s Osobními údaji práva, informujeme níže.

3. V jaké roli se ve vztahu k osobním údajům ocitáme

S ohledem na to jaké Služby poskytujeme, se můžeme ocitnout ve vztahu k Osobním údajům v pozici Správce i Zpracovatele.

Kdy se tyto zásady uplatní. Tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují pouze na situace, kdy jsme v pozici Správce, pokud není v textu zásad uvedeno jinak.

1. RAYNET jako Správce

Kdy je RAYNET Správcem? Ve vztahu k Uživatelům jsme Správcem Osobních údajů. Svěřili jste nám některé údaje o sobě (např. Vaše jméno a e-mail), abychom vám například zaregistrovali účet. Přehled zpracovávaných Osobních údajů včetně důvodů pro jejich zpracování najdete níže. Pokud by bylo cokoliv nejasného, neváhejte se nám ozvat na e-mail dpo@raynet.cz.

Další Zpracovatelé. Abychom Vám mohli naši Službu poskytovat co nejkvalitněji, využíváme k tomu dalších subjektů. Se všemi máme uzavřeny potřebné smlouvy a vyžadujeme co nejvyšší možnou úroveň ochrany a zabezpečení Osobních údajů. Zapojené zpracovatele najdete na tomto odkazu.

2. RAYNET jako Zpracovatel

Kdy je RAYNET v pozici zpracovatele? Poskytujeme Službu, jejímž účelem je usnadnit řízení vztahů se zákazníky. V rámci Služby zadáváte údaje svých klientů do našeho systému. Ve vztahu ke klientům Uživatelů naší Služby můžeme být v pozici zpracovatele Osobních údajů. Pokud zpracováváme Osobní údaje Vašich klientů, pak tak činíme Vaším jménem pouze jako zpracovatel, a to v souladu s Vašimi pokyny (tj. pokyny Uživatele). Ochrana osobních údajů a práva a povinnosti z toho vyplývající, jsou v tomto případě upravena Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která je přílohou Podmínek poskytování služby RAYNET.

Pokud jste klientem našeho Uživatele. V případě že jste zákazníkem našeho Uživatele, který je v pozici Správce osobních údajů, se pro podrobnější informace ohledně ochrany osobních údajů obraťte přímo na něj. Za to, jak naši Uživatelé přistupují k ochraně osobních údajů, neneseme odpovědnost.

Přístup RAYNET jako zpracovatele. RAYNET nemá přístup k datům svých Uživatelů kromě autorizovaných zaměstanců pověřených technickou administrací infrastruktury RAYNET CRM. Přičemž tito k samotným datům nepřistupují, ledaže jim taková data Uživatel protokolárně sám zpřístupní nebo je přístup k nim nezbytný k poskytování Služeb. Neodpovídáme za obsah Osobních údajů, které Uživatel:

• zahrne do dat zpracovávaných v rámci poskytování Služeb,
• jakým způsobem Uživatel taková data shromažďuje, ukládá, distribuuje,
• či jinak zpracovává.

Subzpracovatelé. V rámci zajišťování Služeb využíváme další Subjekty. Pokud se ocitneme v pozici Zpracovatele Osobních údajů, můžeme využívat další subzpracovatele, a to v souladu se Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která je přílohou Podmínek poskytování služby RAYNET. K Vašim datům, které do systému uložíte, tj. k datům Vašich klientů, máme my i naši subzpracovatelé velmi omezený přístup, i přes to dbáme na to, aby naši subzpracovatelé byli vázáni k zajištění ochrany Osobních údajů na stejné úrovni, jakou poskytujeme my. K poskytování Služeb využíváme AWS a DigiSign.

4. Jaké osobní údaje o vás zpracováváme?

Jak zpracováváme osobní údaje? Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu, pro který byly údaje pořízeny a při jejich zpracovávání dodržujeme bezpečnostní, technická a organizační pravidla. Proces zpracování Osobních údajů je automatizován, ale neprovádíme profilování. Konkrétní účely zpracování údajů a kategorie osobních údajů, které pro jednotlivé účely zpracováváme jsou rozepsány v následující části.

• Jméno a příjmení
• Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo) a další údaje, které dobrovolně uvedete ve svém uživatelském rozhraní
• Login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu)
• Údaje v dotazu zaslaném zákazníkem nebo jinou osobou
• Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb)
• Informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi)
• Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, Instagram), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech
• Cookies a IP adresa, údaje o aktivitách (včetně informací o Vašem zařízení nebo operačním systému)
• Údaje obsažené v zaslaném životopisu, který nám zašlete, pokud budete mít zájem stát se členem našeho týmu

Zvláštní kategorie Osobních údajů. Žádné Osobní údaje citlivé povahy o Vás nezpracováváme.

5. V jakých případech zpracováváme osobní údaje a jak?

Vaše osobní údaje zpracováváme v případě, že jste uživatelem našich webových stránek, naším zákazníkem nebo máte zájem se stát členem našeho týmu. Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytnou dobu, její délka se ale může lišit s ohledem na příslušnou právní úpravu v místě, kde Vám naše Služby poskytujeme. Údaje o délce zpracování jsou tudíž pouze orientační.

1. Uživatelé našich webových stránek

Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme Vaše Osobní údaje pro účely uvedené v této tabulce.

Proč?	Jaké údaje?	Jak?	Jak dlouho?
Návštěva webových stránek. Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a naši propagaci. Preference můžete nastavit v cookie liště.	Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na náš web, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách, atd. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu.	Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele.	Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší.
Zaslání dotazu, telefonický dotaz nebo vyplníte náš kontaktní formulář. Můžete nás kdykoliv kontaktovat s Vašimi dotazy a my Vám na ně odpovíme. Také např. prostřednictvím našeho kontaktního formuláře.	Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, další Osobní údaje, které nám sdělíte.	Za účelem vyřízení dotazu zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jeho vyřízení nezbytné. Můžete nás také oslovit pomocí kontaktního formuláře na našem webu a my se Vám ozveme. Komunikace probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu.	Uzavřené dotazy jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od položení dotazu.
Zasílání obchodních sdělení (přímý marketing). Přihlásili jste se k odběru newsletteru. Pokud ho nechcete už nadále dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu.	Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail.	Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našich službách a novinkách.	Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve.
Webinář. Pokud máte zájem se dozvědět o naší Službě více, můžete se přihlásit na některý z našich webinářů. Budeme Vám také zasílat newsletter, abychom Vás informovali o našich novinkách. Pokud newsletter nebudete chtít dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu.	E-mail, jméno a příjmení. Některé Osobní údaje nám můžete sdělit v průběhu webináře.	Na webinář se přihlásíte vyplněním formuláře. My se Vám poté ozveme s dalšími potřebnými informacemi.	Údaje jsou zpracovávány po dobu 6 měsíců od webináře. Údaje pro zasílání newsletteru zpracováváme po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve.
Osobní schůzka. Můžeme se domluvit také na osobním setkání, abychom Vám sdělili více o našich Službách.	Jméno, příjmení, e-mail, telefon, město původu, firma společnosti, další údaje, které vyplníte do poznámky, případně osobní údaje, které si sdělíme během schůzky.	Osobní údaje vyplníte do formuláře na našem webu a my se s Vámi spojíme.	Uzavřené žádosti o osobní schůzku jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od podání žádosti.

2. Zákazníci

Pokud se rozhodnete pro naše Služby nebo si je chcete nejprve vyzkoušet, vytvoříme Vám uživatelský účet. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat v nezbytném rozsahu tak, abychom Vám mohli poskytovat Službu podle Podmínek poskytování služby RAYNET.

Proč?	Jaké údaje?	Jak?	Jak dlouho?
Návštěva webových stránek. Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a naši propagaci. Preference můžete nastavit v cookie liště.	Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat o: IP adresu, datum a čas přístupu na náš web, operační systém či nastavení Vašeho jazyka, historii Vašeho chování na webových stránkách, atd. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat obdobná data ve vztahu k Vašemu telefonu. Veškerá data z návštěvnosti webových stránek jsou ale plně anonymizována a není je tak možné přiřadit ke konkrétním osobám.	Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele.	Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší.
Zkušební verze RAYNET. Naši Službu si můžete nejprve vyzkoušet, vyplníte formulář na našem webu.	E-mail, telefonní číslo a název CRM instance, kterou používáte.	Tyto údaje nám poskytnete při vyplnění formuláře na našem webu.	Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání zkušební verze Služby, v případě přejití na plnou verzi Služby po dobu trvání Smlouvy a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy.
Uzavření Smlouvy. Abyste mohli začít využívat Službu naplno, je potřeba nejprve s námi uzavřít Smlouvu.	Pro uzavření Smlouvy budeme potřebovat Vaše jméno, příjmení, datum narození a adresu, firmu společnosti za kterou jednáte.	Tyto údaje nám poskytnete při vyplnění dotazníku registračního formuláře a založení uživatelského účtu nebo v rámci naší komunikace za účelem podpisu Smlouvy.	Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy.
Uživatelský účet. Pokud je Vám ke Službě umožněn přístup a vytvoříte si uživatelský účet, budeme Vaše Osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu tak, abychom Vám mohli poskytovat všechny funkce Služby.	Údaje vyplněné při přihlašování, zejména se jedná o Váš e-mail a telefonní číslo. Další Osobní údaje můžete vyplnit v rámci Uživatelského účtu, jako je jméno a příjmení.	Tyto údaje nám poskytnete při přihlašování se do uživatelského účtu nebo jejich aktualizací.	Vaše údaje pro tento účel zpracováváme po dobu existence uživatelského účtu a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy.
Školení. Pro všechny naše Uživatele pořádáme online i offline školení, na kterých sdílíme tipy jak naši Službu využívat efektivně. Na školení se přihlásíte vyplněním formuláře na našem webu.	Jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresa, firma, jméno živnosti, IČO.	Tyto údaje vyplníte v rámci formuláře na našem webu.	Vaše údaje zpracováváme po dobu 3 let od školení.
Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti. Můžete nám zaslat dotaz e-mailem, prostřednictvím webu nebo nám zavoláte.	Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail a uživatelský účet.	Za účelem vyřízení dotazu, žádosti či stížnosti zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jejich vyřízení nezbytné. Komunikace se zákaznickou podporou probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu.	Uzavřené dotazy a stížnosti jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od položení dotazu či vyřízení stížnosti.
Přímý marketing, zejména zasílání obchodních sdělení. Pokud využíváte naše Služby nebo jste se přihlásili k odběru, budeme Vám zasílat newsletter. Pokud ho nechcete už nadále dostávat, můžete se odhlásit v patičce e -mailu.	Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail.	Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našich službách a novinkách.	Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve.
Účetnictví. Za poskytování Služeb přijímáme Odměnu a vystavujeme Vám účetní a daňové doklady, které následně archivujeme a dále s nimi pracujeme pro potřeby řádného vedení našeho účetnictví a plnění zákonných povinností.	Údaje na faktuře - jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jiná identifikace Uživatele a podrobnosti o plnění dle Smlouvy.	Po vyplnění platebních informací v profilu si tyto údaje uložíme, abychom vytvořili fakturu.	Máme ze zákona povinnost archivovat nebo uchovat příslušný dokument, doba záleží na tom, co vyžaduje zákon (3 - 10 let).
Zasílání informací, které souvisejí s plněním Smlouvy. Bude se jednat o nové funkcionality, plánované odstávky, změna ceníku a další.	Jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jiná identifikace Uživatele a podrobnosti o plnění dle Smlouvy.	Vaše osobní údaje zpracováváme také pro účely zasílání informací týkajících se našeho smluvního vztahu. Může se jednat o změnu Podmínek poskytování služby nebo Ceníku.	Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy.
Vyřízení žádosti o zaslání zálohovaných dat. Chápeme, že data jsou velmi cenná, proto je pravidelně zálohujeme a na žádost Vám je zašleme. K tomu si budeme potřebovat ověřit Vaše kontaktní údaje a pokud to bude nezbytné, také Vaši totožnost.	Jméno, příjmení, podpis, ID datové schránky, občanský průkaz.	Pokud bude žádost probíhat online prostřednictvím CRM, můžeme se s Vámi spojit přes videohovor a požádat Vás o předložení občanského průkazu. Nejdřív si vyžádáme Váš výslovný souhlas, pokud to vyžaduje lokální právní úprava.	Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, současně ale půjde o dobu 4 let od skončení videohovoru.
Dodržování zákonných povinností. V určitých případech musíme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem splnění povinností	Zejména se může jednat o jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační údaje, či jinou identifikaci Uživatele.	Vaše Osobní údaje v tomto případě zpracováváme, abychom dodrželi platné právní předpisy (plnění zákonné povinnosti).	Vaše Osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

3. Uživatelé v rámci instance

Pokud Vám byl umožněn přístup k naší Službě, vytvoříme Vám uživatelský účet, do kterého se přihlásíte. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat v nezbytném rozsahu tak, abychom Vám mohli poskytovat Službu podle Podmínek poskytování služby RAYNET

Proč?	Jaké údaje?	Jak?	Jak dlouho?
Uživatelský účet. Pokud je Vám ke Službe umožněn přístup a vytvoříte si uživatelský účet, budeme Vaše Osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu tak, abychom Vám mohli poskytovat všechny funkce Služby.	Údaje vyplněné při přihlašování, zejména se jedná o Váš e-mail a telefonní číslo. Další Osobní údaje můžete vyplnit v rámci Uživatelského účtu, jako je jméno a příjmení.	Tyto údaje nám poskytnete při přihlašování se do uživatelského účtu nebo jejich aktualizací.	Vaše údaje pro tento účel zpracováváme po dobu existence uživatelského účtu a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy.
Školení. Pro všechny naše Uživatele pořádáme online i offline školení, na kterých sdílíme tipy jak naši Službu využívat efektivně. Na školení se přihlásíte vyplněním formuláře na našem webu.	Jméno, příjmení, e-mail, telefon, adresa, firma, jméno živnosti, IČO.	Tyto údaje vyplníte v rámci formuláře na našem webu.	Vaše údaje zpracováváme po dobu 3 let od školení.
Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti. Můžete nám zaslat dotaz e-mailem, prostřednictvím webu nebo nám zavoláte.	Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail a uživatelský účet.	Za účelem vyřízení dotazu, žádosti či stížnosti zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jejich vyřízení nezbytné. Komunikace se zákaznickou podporou probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu.	Uzavřené dotazy a stížnosti jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od položení dotazu či vyřízení stížnosti.

4. Účastníci našich školení a eventů.

Proč?	Jaké údaje?	Jak?	Jak dlouho?
Školení. Pro všechny potenciální uživatele naší Služby a širokou veřejnost pořádáme online i offline školení, na kterých sdílíme tipy jak naši Službu využívat efektivně. Na školení se přihlásíte vyplněním formuláře na našem webu.	Jméno, příjmení, e-mail, telefon, adresa, firma, jméno živnosti, IČO.	Tyto údaje vyplníte v rámci formuláře na našem webu.	Vaše údaje zpracováváme po dobu 3 let od školení.
Offline eventy. Pořádáme offline eventy pro širokou veřejnost. Pokud se takového eventu máte zájem zúčastnit, můžete se přihlásit prostřednictvím formuláře na našem webu.	Jméno, příjmení, e-mail, firma, telefon.	Tyto údaje vyplníte v rámci formuláře na našem webu.	Vaše údaje zpracováváme po dobu 3 let od Vaší účasti na námi pořádaném offline eventu.
Zasílání obchodních sdělení (přímý marketing). Pokud jste se přihlásili na naše školení nebo event, můžeme Vám zasílat naše obchodní sdělení, pokud s tím nevyslovíte nesouhlas. Pokud ho nechcete už nadále dostávat, můžete se odhlásit v patičce e -mailu.	Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail.	Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našich službách a novinkách.	Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve.

5. Uchazeči o zaměstnání

Proč?	Jaké údaje?	Jak?	Jak dlouho?
Nabídka pracovních pozic. Na našem Webu můžete najít aktuálně volná pracovní místa.	Jedná se údaje, které nám poskytnete v zaslaném životopisu. Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, případně odkaz na sociální síť, údaje o bývalém zaměstnání, vzdělání, zájmy, schopnosti, certifikace, fotka.	Podíváme se na Vámi zaslané podklady, které obsahují Osobní údaje a na základě nich se Vám ozveme.	Máme oprávněný zájem uchovat Osobní údaje uchazečů o zaměstnání po dobu 3 let. Důvodem je možnost, že pro Vás později budeme mít zajímavou nabídku pracovní pozice u nás.

6. Vývojáři a integrátoři

Proč?	Jaké údaje?	Jak?	Jak dlouho?
Technické informace pro vývojáře/integrátory. Na stránce https://raynet.cz/developer se můžete přihlásit k odeběru novinek týkajících se API.	e-mailová adresa	Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o novinkách pro vývojáře/integrátory.	Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve.

6. Na jakém základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Zákonnost zpracování. Veškeré Osobní údaje získáváme a zpracováváme zákonným způsobem. Osobní údaje zpracováváme:

• na základě Vašeho souhlasu (např. když se přihlásíte k odběru našeho newsletteru),
• za účelem plnění Smlouvy (abychom Vám mohli začít poskytovat naše Služby),
• za účelem plnění zákonné povinnosti (např.v případě dozoru ze strany kontrolního úřadu) a
• na základě našeho oprávněného zájmu (např. v případě že jste naším zákazníkem, abychom Vás mohli informovat o tom, co je u nás nového).

V případě, že Vám Službu poskytujeme mimo Evropský hospodářský prostor (EEA), mohou se právní tituly pro zpracování Osobních údajů lišit.

7. Děti a nezletilí

Naši Službu mohou používat osoby starší 16 let. Osobní údaje dětí a nezletilých do této věkové hranice v žádném případě vědomě nezpracováváme. Pokud zjistíme, že jsme obdrželi Osobní údaje od dítěte bez souhlasu rodičů nebo zákonného souhlasu, podnikneme přiměřené kroky k co nejrychlejšímu odstranění těchto informací.

Tyto zásady jsme vypracovali tak, aby byly co nejvíce přehledné. Pokud ale jste mladší 18 let, jste Uživatelem naší Služby a tyto zásady zpracování osobních údajů pro Vás nejsou dostatečně srozumitelné, ozvěte se nám na e-mail dpo@raynet.cz.

8. Kdo jsou naši zpracovatelé?

Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Jejich seznam najdete na tomto odkazu. Tyto Zpracovatele využíváme z pozice Správce.

Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo výše uvedeným Zpracovatelům předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.

9. Jaká jsme přijali opatření k ochraně vašich osobních údajů?

Rozsah zpracování v rámci poskytování Služby mohou naši zákazníci ovlivnit vlastním nastavením v Uživatelském účtu.

Technická a organizační opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá, a proto soustavně pracujeme na tom, aby byly Vaše Osobní údaje chráněny. Při volbě opatření bereme v úvahu rozsah zpracování, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky.

Technická opatření. Přijali jsme a zavazujeme se dodržovat následující opatření:

• HTTPS. Používáme zabezpečený https protokol. Šifrujeme data pomocí SSL/TLS („secure sockets layer / transport layer security“) pro veškeré předávání údajů.
• Zálohování. Každý den provádíme kompletní zálohu veškerých dat a souborů.
• Datové centrum. RAYNET Cloud CRM zabezpečuje jedna z největších a nejmodernějších IT infrastruktur na světě: Amazon Web Services (AWS). Datacentra AWS představují světovou špičku v oblasti fyzického i softwarového zabezpečení, umožňující odolat i kritickým situacím jako jsou živelné pohromy, masivní hackerské útoky nebo energetické havárie. Samozřejmostí jsou pravidelné zátěžové a penetrační testy. 
• Pojištění dat. V oblasti ochrany dat jdeme dále, než je běžné u největších poskytovatelů ICT služeb. Všechna data, evidovaná ve Službě, jsou pojištěna proti poškození, krádeži nebo úniku.
• Monitoring a minimalizace. Přístupová hesla do informačních systémů (kde budou Osobní údaje zpracovány) a přístupy k Osobním údajům jsou kontrolovaná na úrovni jednotlivců. Všechny přístupy k datům monitorujeme.
• Zabezpečení přístupu. Kde je to možné, je přístup do systémů umožněn za využití dvoufaktorového ověření (2FA). Přístup do infrastruktury Služby je umožněn pouze z privátní sítě (VPN) skrze hardwarový bezpečnostní klíč, který je unikátně spárován s dedikovanými zařízeními.
• Aktualizace. Pravidelně provádíme aktualizace infrastruktury.
• Zabezpečení na úrovni aplikace. Vstup do Aplikace je chráněn unikátním uživatelským jménem a heslem. Sílu hesla a četnost jeho modifikace lze nakonfigurovat v administraci systému. Volitelně lze zapnout dvoufaktorový režim autentifikace. Díky povaze Aplikace lze snadno definovat oprávnění pro přístup k datům.
• Další opatření. Provádíme další interní hardwarová, softwarová a procesní opatření zvyšující bezpečnost dat.

Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se dodržovat následující opatření:

• Mlčenlivost. Naši zaměstnanci jsou zavázáni mlčenlivostí.
• Školení zaměstnanců. Naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni a také dále pravidelně školeni ohledně ochrany Osobních údajů a seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních.
• Logování Zpracování. Osobních údajů. Používáme systémy, které umožní jednoznačně identifikovat, které osoby k jednotlivým Osobním údajům přistoupili. Kdy a jak byly jednotlivé Osobní údaje změněny a nebo kdy a kým byly jednotlivé Osobní údaje smazány, a to i zpětně po dobu 30 dnů.
• Řízení přístupů k Osobním údajům. Zavazujeme se přijmout taková opatření, která zabezpečí, že k Osobním údajům budou moci přistupovat pouze oprávnění uživatelé a tito uživatelé budou mít přístup pouze k okruhu Osobních údajů v jejich kompetenci, pokud je to možné s ohledem na povahu zpracování Osobních údajů.
• Safe store. Hesla v provozním prostředí uchováváme na odděleném místě (Safe store), do nějž jsou evidovány logy, abychom mohli kontrolovat přístup zaměstnanců k jednotlivým Osobním údajům Uživatelů.
• Silná hesla. Veškerá naše hesla jsou v dostatečné délce a formátu, aby bylo maximálně zabráněno jejich prolomení. Zadání těchto hesel neprobíhá manuálně, ale prostřednictvím Safe store.
• Pseudonymizace Osobních údajů. Zavazujeme se zpracovávat Osobní údaje takovým způsobem, že dále nebudou moci být přiřazeny konkrétnímu subjektu Osobních údajů bez použití dodatečných informací, pokud jsou tyto dodatečné informace uchovávány odděleně.
• Kontrola přenosu Osobních údajů. Přijali jsme taková opatření, která zabezpečí, že Osobní údaje nebudou moci být čteny, kopírovány, pozměňovány či mazány v průběhu jejich přenosu, přepravy či skladování.
• Vnitřní audit. Pravidelně vyhodnocujeme, jak můžeme minimalizovat zpracování Osobních údajů a jaká přijmout vhodná opatření.

10. Mezinárodní poskytování služeb

Pokud využíváme Zpracovatele, kteří sídlí v zahraničí, zajišťujeme, abychom splňovali požadavky příslušné právní úpravy. Zejména pokud dochází k předávání dat z EEA do jiných států, zajišťujeme vysoký standard ochrany Osobních údajů prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně ekvivalentní standardní smluvní doložky pro Spojené království, a to pro převody do zemí, které nepodléhají rozhodnutí o přiměřenosti ze strany Evropské komise nebo Vašeho místního zákonodárce.

Řídíme se standardy GDPR a ochrana Osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Naše Služby poskytujeme i mimo trh EEA, Vaše práva spojená s ochranou Osobních údajů se tak odvíjí od příslušné právní úpravy, která se na Vás vztahuje.

1. California Consumer Privacy Act

Pokud jste občanem státu Kalifornie, vztahují se na Vás pravidla California Consumer Privacy Act of 2018 a máte tak právo na informace o tom, jak s Vašimi údaji nakládáme.

Jaká data zpracováváme? Abychom Vám mohli naši Službu poskytovat, potřebujeme Vaše údaje. Za posledních 12 měsíců jsme tak mohli shromáždit data o Kalifornských spotřebitelích. O jaká osobní data se jedná a za jakým účelem je zpracováváme, je uvedeno výše. Tyto osobní údaje můžeme uchovávat tak dlouho, jak je potřeba pro účely, pro které byly shromážděny, a to pouze po nezbytnou dobu. Ta se odvíjí od našich obchodních, právních a regulačních potřeb, vždy se ale jedná o přiměřeně dlouhou dobu.

Jaká jsou Vaše práva? CCPA Vám garantuje následující práva:

Právo na informace.	Máte právo požadovat informace o tom, jaké osobní údaje o vás shromažďujeme, používáme, zveřejňujeme, sdílíme a prodáváme, odkud jsme je získali a za jakým účelem je zpracováváme.
Právo na výmaz.	Máte právo po nás požadovat, abychom Vaše Osobní údaje smazali a požadovali po našich Zpracovatelích, aby učinili to samé. Vaše údaje vymažeme, ledaže máme zákonnou povinnost Vaše údaje uchovávat, nebo se jedná o některou z dalších výjimek.
Právo odmítnout prodej nebo sdílení.	Máte právo odmítnout, abychom jako společnost Vaše údaje prodávali. Vzhledem k tomu, že sdílíme osobní údaje s našimi Zpracovateli, lze tuto operaci považovat za „prodej” osobních údajů dle CCPA.
Právo na opravu.	Máte právo na žádost o opravu nepřesných osobních údajů. Některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu.
Právo omezit používání a zveřejňování citlivých osobních údajů.	Můžete od nás požadovat, abychom Vaše citlivé údaje (rodné číslo, informace o Vašem bankovním účtu, apod.) používali pouze za účelem poskytování služeb.
Zákaz diskriminace.	Máte právo na to, aby se Vám v důsledku uplatňování Vašich práv nedostalo diskriminačního zacházení.

Jak můžete svá práva uplatnit? Svá práva můžete uplatnit na e-mailu dpo@raynet.cz nebo poštou na adrese sídla.

Za účelem vyřízení Vaší žádosti můžeme požadovat ověření Vaší identity, a to v závislosti na povaze práva, které uplatňujete. V případě, že za Vás bude práva uplatňovat zástupce, budeme potřebovat doložit jeho oprávnění za Vás takto jednat. Dále budeme požadovat, aby se Váš zástupce identifikoval. K těmto krokům přistupujeme proto, abychom zajistili co nejvyšší standard ochrany Vašich Osobních údajů.

11. Vaše práva a možnost podat žádost týkající se ochrany osobních údajů

Pokud se nacházíte na území EEA můžete u nás uplatnit níže uvedená práva vyplývající z GDPR.

Svá práva můžete uplatnit na e-mailu dpo@raynet.cz nebo poštou na adrese sídla.

Jak rychle vyřídíme Vaši žádost? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že Vám nebudeme moci vyhovět. Abychom Vaši žádost vyřídili co nejdříve, je možné, že si od Vás budeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

12. Závěr

Tyto Zásady zpracování osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budete informováni prostřednictvím našich webových stránek. Kontrolujte proto prosím tyto zásady pravidelně. Tím, že naši Službu nadále používáte znamená, že se změnami těchto zásad souhlasíte.

V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování osobních údajů nás prosím kontaktujte na e-mail dpo@raynet.cz.

Pokud budete nespokojeni, můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k:

• Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/), nebo
• Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, se sídlem Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika (více informací na https://dataprotection.gov.sk/uoou/), nebo
• Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, se sídlem Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn, Německo (více informací na https://www.bfdi.bund.de), nebo
• Datenschutzbehörde, se sídlem Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Vienna, Rakousko (více informací na http://www.dsb.gv.at), nebo
• jinému úřadu pro ochranu osobních údajů nacházejícím se v místě Vašeho obvyklého bydliště.

Tyto zásady ochrany Osobních údajů jsou účinné ode dne 14. 11. 2023.