Riadenie času je pre obchodníkov jednou z najdôležitejších schopností. Zároveň je dosť ťažké svoje úlohy skrotiť a využiť čas naplno. Nafúknuť deň o viac hodín ale nikto nevie, takže vám nezostáva než do tajov time manažmentu preniknúť. Prečítajte si tipy ako na to.
1. Obmedzte administratívu a nezmyselné tasky
Sú to drobné úkony, ktoré zaberú maximálne pár minút. Za deň sa ich ale načíta toľko, že na nich spálite celé hodiny. Pritom väčšinu z nich môžete vynechať, robiť efektívnejšie alebo automatizovať tak, aby ste ušetrenú energiu venovali zmysluplnejším úlohám.
Pomôžu vám nástroje, ktorých je nepreberné množstvo:
- Zdĺhavo si dohovárate schôdzky v tíme alebo s klientom? Používajte zdieľaný kalendár a nájdite rýchlo voľný slot vyhovujúci všetkým.
- Trávite čas spisovaním a plánovaním úloh? Používajte niektorý z nástrojov na riadenie projektov.
- Máte kontakty a podklady od klientov v mailoch, tabuľkách a dokumentoch uložených všade možne? Používajte CRM, informácie si ukladajte pohromade a majte v nich poriadok.
2. Využívajte šablóny
Nestrácajte čas neustálym vytváraním niečoho, čo už ste raz urobili. Keď posielate obchodné ponuky, vytvorte si na ne šablónu. Potom už len aktualizujte údaje a dáta. Pokiaľ oslovujete zákazníkov telefonicky, pripravte si osnovu otázok, ktorú len prispôsobíte aktuálnemu klientovi a situácii. Väčšina otázok sa stále opakuje a vy nestrávite dlhé minúty prípravou na každý hovor zvlášť.
3. Majte pripravený plán B (C, D,...)
Zákazník zruší schôdzku, zmení sa situácia na trhu alebo sa nepodarí obchod. Čím skôr hodíte taký neúspech za hlavu, tým skôr sa začnete sústrediť na ďalšiu úlohu. Majte pripravené záložné plány, čomu sa venovať a na čom pracovať, keď sa nejaký bod vo vašom dennom pláne zmení. Nebudete potom strácať čas prípravou ďalších úloh.
Prečítajte si aj článok o osvedčených predajných technikách a inšpirujte sa.
4. Neodkladajte nepríjemné úlohy
Každý má nejakú činnosť, ktorú robí nerád. A väčšinou sa takéto úlohy snažia odkladať. Choďte na to inak a nepríjemnými úlohami začnite. Akonáhle budete mať splnené, nebudú vás celý deň strašiť a práca vám pôjde lepšie od ruky.
5. Keď niečo robíte, sústreďte sa len na to
Multitasking neexistuje, je to len rýchle prepínanie medzi viacerými aktivitami. Ani jednej z nich nevenujete plnú pozornosť a výsledok podľa toho vyzerá. Radšej sa zamerajte na task, ktorý práve plníte. Sústreďte sa naň a budete efektívnejší, splníte ho rýchlo a úspech vás namotivuje vrhnúť sa rýchlo na ďalšiu úlohu.
6. Začnite viac hovoriť nie
S predchádzajúcim bodom súvisia aj všemožné rušivé elementy v pracovnom prostredí. Od e-mailov cez ukecaných kolegov po neustále správy na Slacku. Všetky vám odvádzajú pozornosť a búrajú perfektne rozplánovaný pracovný deň. Riešením je naučiť sa hovoriť nie veciam a požiadavkám, ktoré nie sú dôležité. Vypnite si notifikácie, dohodnite si s kolegami systém pre hlbokú prácu a čiastkové požiadavky vašich kolegov zatiaľ ignorujte. Všetky tieto drobnosti vybavíte neskôr.
7. Pamätajte na pravidlo 80/20
Ide o Paretov princíp, podľa ktorého 80 % úspechov plynie z 20 % úsilia. Prevedené do obchodnej reči - 80% predajov získate vďaka 20% klientov. Len malá časť úloh je naozaj dôležitá a väčšina má na vaše zisky iba malý alebo žiadny vplyv. Preto neplytvajte čas a energiu a sústreďte sa na činnosti s najväčším potenciálom.
Sústredenie je jednou z kľúčových vlastností dobrého obchodníka. Tie ďalšie opisujeme v tomto článku.
8. Plánujte a prioritizujte
Deň sa chýli ku koncu a vy už sa vidíte doma. Zostaňte ešte pár minút a naplánujte si ďalší deň. Ráno nebudete strácať čas a plní energie sa rovno pustíte do úloh. Na prvé miesto dajte tasky, ktoré neznesú odklad. Začínajte náročnejšími úlohami – alebo si ich nechajte na čas, kedy sa vám pracuje najlepšie.
9. Skracujte cally a meetingy
Hovorí sa, že väčšina meetingov by išla v pohode vybaviť e-mailom. Nestrácajte preto čas na zbytočných schôdzkach a callech a snažte sa ich utnúť vo chvíli, keď už viete, že z nich nič produktívne nevypadne. Chce to istou dávkou asertivity, ale za tých 10 minút k dobru to stojí.
10. Odpočívajte
Celý čas sa vás snažíme presvedčiť, ako využiť každú minútu času efektívne a zrazu radíme dať si pauzu? Áno, pauza na krátku prechádzku, kávu alebo obed v pokoji a bez práce je tá najlepšia vzpruha pre vašu produktivitu. Vrátite sa s čistou hlavou a dobitými baterkami na ďalšiu prácu. Aby ste nemali pocit, že strácate čas, dajte si odpočinok do pracovného plánu a rovnako ako iné úlohy ho neodkladajte.
Plánujte svoj čas v CRM
Súčasťou každého CRM je špeciálny kalendár pre obchodníkov. Prehľadne v ňom evidujete všetky úlohy, schôdzky s klientmi aj tímové porady a udalosti máte previazané napríklad s konkrétnymi zákazkami. Vyskúšajte si CRM zadarmo a uvidíte, ako vám time management zlepší.
