6 tipov, ako si vybrať najlepšie CRM pre vašu firmu

Pri výbere CRM zvážte nielen ponúkané funkcie. Dôležité je tiež zvážiť, ako ľahko sa systém prepojí s nástrojmi, ktoré už používate, alebo akú zákaznícku podporu dodávateľ CRM ponúka. Prečítajte si, na čo sa zamerať pri výbere CRM.

Najlepšie CRM systém

CRM vo všeobecnosti uľahčuje prácu pri oslovovaní potenciálnych zákazníkov, uzatváraní nových obchodov a budovaní vzťahov s klientmi. Oslobodzuje predajcov od administratívy a poskytuje manažérom prehľad o objednávkach a obchodných výsledkoch. Najlepší CRM je ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám a spĺňa vaše očakávania. Skôr než sa začnete pýtať, ako si vybrať najlepší CRM, položte si otázku, v čom mi CRM pomôže?

1. Zmapujte procesy, ktoré by mal systém CRM uľahčiť

Aby mohol systém CRM zlepšiť a zefektívniť vaše obchodné procesy, musíte najprv vedieť, ako ich máte nastavené. Prejdite si kľúčové procesy v oblasti predaja, ale aj marketingu alebo služieb zákazníkom. Získajte prehľad o tom, čo funguje a na čom by sa dalo zapracovať.

Pomôžu vám nasledujúce otázky:

• Ako vyzerajú procesy a aké sú ich kroky?
• Dalo by sa niečo urobiť efektívnejšie? Sú zbytočne dlhé, opakujete ich stále dokola?
• Aké problémy potrebujete vyriešiť?
• ameriavate sa na to, či získavate nové potenciálne zákazníkov, dohodujete schôdzky, uzatvárate nové obchody a udržiavate si zákazníkov?
• Ako si predstavujete fungovanie procesov a ako ich CRM zlepší? Ako vám má CRM pomôcť a čo s ním dosiahnete?

Úprimne odpovedzte na všetky otázky a získajte názory predajcov a ostatných kolegov, ktorých sa procesy a implementácia CRM týkajú. Ak chcete napríklad vybrať najlepší softvér CRM pre celú spoločnosť, zvážte, či bude CRM podporovať procesy všetkých tímov, ktoré s ním budú pracovať.

Keď poznáte ťažkosti, s ktorými sa predajcovia a ostatní kolegovia stretávajú, môžete lepšie vybrať CRM, ktoré im pomôže.

Pri výbere vám tiež výrazne pomôže, ak si stručne nadefinujete ciele, ktoré chcete pomocou CRM dosiahnuť, napríklad:

• získanie viacerých nových klientov,
• sprehľadnenie obchodných dát,
• zvýšenie konverziu,
• zjednodušenie a digitalizovanie práce obchodníkov
• alebo lepšie zacielenie marketingových kampaní.

2. Objasnite si požiadavky na technické riešenie

Máte dve možnosti, ako môže CRM fungovať vo vašej spoločnosti:

Softvér CRM môžete mať nainštalovaný na vlastnom serveri. Okrem servera potrebujete aj dostatočné úložisko dát, zabezpečenie a skúsený personál IT. Táto varianta sa najčastejšie týka veľkých firiem, ktoré majú CRM ako súčasť svojho ERP systému. 

Druhou a bežnejšou možnosťou je cloudový CRM, ktorý beží na serveroch poskytovateľa. Všetky údaje sú v ňom tiež bezpečne uložené. K systému CRM môžete pristupovať cez internet odkiaľkoľvek - aj mimo kancelárie, z notebooku, tabletu alebo mobilného telefónu. Platíte mesačné poplatky a prípadne ďalšie náklady za aktualizácie alebo rozšírenie funkcií. O údržbu systému sa stará poskytovateľ, takže ju máte bez starostí.

Pri rozhodovaní o výbere najlepšieho softvéru CRM preto zvážte technické možnosti svojej spoločnosti aj svoje predstavy o tom, ako chcete so systémom CRM pracovať.

3. Rozmyslite si požadované funkcie

Väčšina CRM systémov v základe ponúka to isté. Správu kontaktov, udržiavanie prehľadu o leadoch ao tom, v akej fáze obchodného procesu sa v ktorom obchodnom prípade práve nachádzate, nájdete v každom CRM. Pokiaľ vám to stačí, nemusíte siahodlho porovnávať ďalšie doplnkové funkcie, ktoré ani nevyužijete.

Zamerajte sa skôr na nedostatky, ktorými trpia vaše procesy a ktoré ste odhalili v prvom kroku. Pýtajte sa, či vám funkcie systému CRM pomôžu vyriešiť tieto problémy, ako bude podporovať vaše kľúčové procesy a či sa s ním bude ľahko pracovať. Vyhľadajte tieto informácie na webovej stránke CRM, ale opýtajte sa na ne aj ich predajcu.

Súčasťou každého CRM je evidencia zákazníkov. Aké údaje o klientoch sa oplatí evidovať, sme popísali v samostatnom článku.

Premyslite si tiež, ktoré nástroje už používate a ktoré potrebujete integrovať do systému CRM. Systémy CRM sa zvyčajne integrujú s účtovnými a fakturačnými systémami, poštovými nástrojmi, kalendármi, softvérom pre elektronický obchod a sklad alebo nástrojmi na riadenie projektov.

4. Preklepnite si zákaznícku podporu a všetko si vyskúšajte

Ďalším dôležitým kritériom pri výbere CRM je zákaznícka podpora, ktorú poskytovateľ CRM ponúka. Premyslite si, či potrebujete školenie zamestnancov, seminár alebo by ste ocenili videonávody. A samozrejme sa uistite, že ich dodávateľ ponúka.

Kvalitné CRM poznáte aj podľa jednoduchého rozhrania, v ktorom sa obchodnícky tím rýchlo zorientuje. Preto si stiahnite demoverziu a vyskúšajte si prácu v CRM nanečisto. Overte si napríklad prehľadnosť kalendára alebo rýchlosť vytvorenia nového klienta v adresári.

Väčšina CRM ponúka skúšobnú verziu zadarmo so všetkými funkciami a je obmedzená iba dobou využívania. Napríklad naše RAYNET CRM môžete vyskúšať na 30 dní zadarmo a bez záväzkov.

5. Zvážte svoj rozpočet na CRM

Po prečítaní predchádzajúcich bodov už pravdepodobne máte jasnejšiu predstavu o tom, čo od systému CRM očakávate. Zostáva vybrať vhodné riešenie a posledná, nemenej dôležitá otázka, a to otázka financií.

Nezabudnite, že cena CRM závisí od funkcií, ako aj od toho, koľko ľudí bude systém používať alebo koľko údajov v ňom budete ukladať. Opäť sa môžete vrátiť k tomu, ktoré funkcie skutočne potrebujete, budete používať a ktoré zefektívnia vaše obchodné procesy. Rovnako zvážte, či bude CRM skutočne užitočný pre všetkých kolegov. Najmä cloudové CRM sa najčastejšie účtujú podľa počtu používateľov (licencií).

U každého potenciálneho kandidáta na vaše budúce CRM tiež skontrolujte, či neobsahuje skryté poplatky. Najčastejšie sú to:

• spoplatnené funkcie – niektoré CRM si nechávajú účtovať extra za špecifické funkcie,
• dátové limity – napríklad obmedzený počet dokladov alebo kontaktov,
• poplatky za integráciu s ďalšími nástrojmi,
• poplatky za import dát – napríklad ak prechádzate z iného systému,
• príplatky za lepšiu zákaznícku podporu.

6. Prezrite si odborové referencie

Akonáhle budete mať vytipovaných viac dodávateľov, pozrite si ich referencie. Hľadajte medzi nimi firmy, ktoré sú z podobného odboru a podobnej veľkosti ako vy. Zrejme majú podobné potreby, a pokiaľ sú s CRM spokojné, je väčšia šanca, že sadne aj vám.

Dodávatelia CRM by tiež mali na webe jasne uviesť, pre ktoré odbory je ich nástroj najvhodnejší. Väčšinou majú na webe stránky s odborovými riešeniami, kde konkrétne popisujú prínosy nástroja pre realitákov, finančných poradcov, malé firmy a podobne. Vyzerajú napríklad takto.