Musíte si dohodnúť stretnutie s klientom. Dáte mu na výber z niekoľkých termínov, ale ani jeden sa mu nehodí. Navrhne vám iný termín, ktorý vám nevyhovuje. Bohužial sa na schôdzke zúčastní viac ako jedna osoba. Nájsť voľné časové okno môže byť frustrujúce. Naučte sa, ako efektívne plánovať stretnutia a aký deň a čas je pre obchodné stretnutia najvhodnejší.
Ideálny čas na obchodné stretnutie
Obchodné stretnutia musia byť efektívne. Nikto pri nich nechce spáliť viac času, ako je nevyhnutné. Okrem dobrej prípravy a riadenia schôdzky závisí jej produktivita aj od vhodného času schôdzky.
Preto hneď na začiatku vylúčte z výberu pondelky a piatky. Začiatok týždňa znamená začiatok po víkende, zvyčajne sa konajú tímové porady, ľudia dokončujú zvyšok predchádzajúceho týždňa a plánujú si úlohy na ten aktuálny. Na druhej strane v piatok majú všetci voľno na víkend.
Zostáva teda utorok, streda a štvrtok a stačí si len vybrať vhodný čas.
Skoro ráno (8 - 10 hod.)
Niektorí ľudia potrebujú pomalší začiatok a radšej si po príchode do práce uvaria kávu, dobehnú e-maily a naplánujú si prácu, než aby sa hneď ponáhľali na pracovné stretnutie. Klienta by ste prinútili prísť do práce skôr ako zvyčajne alebo sa na stretnutie pripraviť deň vopred. Skrátka, mohlo by to byť nepríjemné vytrhnutie z pracovnej rutiny, čo neprispieva k úspešnému stretnutiu.
Ráno (10.00 - 12.00 hod.)
Ak chcete mať poradu čo najskôr, nechajte ju na 10. hodinu. Vtedy má väčšina ľudí najviac energie. Zároveň už ráno stihli urobiť nejakú prácu, mali čas pripraviť sa na stretnutie a vy ich ešte nebudete zdržiavať od obeda. V ideálnom prípade by ste teda mali stihnúť obchodnú schôdzku do 11.00 h, potom vaša schopnosť sústrediť sa a produktivita klesá.
Cez obed (12 - 13 hod.)
Nie je dobrý nápad dohodnúť si stretnutie spojené s obedom. Ľudia si obedňajšiu prestávku často vyhradzujú na jedlo a oddych od práce. Ak už musíte zorganizovať stretnutie v čase obeda, poskytnite účastníkom aspoň nejaké občerstvenie. Hladní ľudia nedokážu nič vymyslieť. Prípadne ukončite stretnutie obedom - všetko si vybavte a počas jedla nerokujte.
Po obede (13 - 14 hod.)
Obdobie tesne po obede tiež nie je vhodné na obchodné stretnutia. Ľudia sú viac zrelí na spánok ako na vyjednávanie. Doprajte im čas na kávu, oddych a stretnutie odložte najskôr na 14.00 hod.
Popoludnie (14 - 16 hod.)
Okolo 15.00 h je podobne vhodný čas ako o 10.00 h. Ľudia už majú po obede dobité batérie a dostatok času na prípravu. Väčšinu dňa majú za sebou, väčšina práce je hotová, a tak nebudú myslieť na úlohy, ktoré ich ešte čakajú. Zároveň sa budú snažiť, aby stretnutie bolo efektívne a rýchle, aby mohli ísť skôr domov.
Neskoré popoludnie (16 - 18 hod.)
Doma sa väčšina ľudí vidí po 16. hodine. Dohodnúť si stretnutie na tento čas preto nie je ideálne. Ak však chcete byť efektívni, prejsť body rýchlo a nediskutovať o nich príliš dlho, stretnutie v neskorých popoludňajších hodinách môže fungovať.
Večer (po 18.00 hod.)
Šanca na úspešné zorganizovanie stretnutia po 18.00 h je ešte nižšia ako po 16.00 h. Ak sa však vy a váš klient potrebujete ponoriť do riešenia bez toho, aby ste boli rušení, večerné stretnutia sa môžu oplatiť.
Utorky alebo stredy okolo 15.00 hod. sa zdajú byť ideálne. V tom čase už má klient vyriešené naliehavé úlohy a mal čas pripraviť sa na stretnutie. Počas obeda doplnil energiu a nie je ešte úplne unavený. Zároveň majú zvyšok týždňa na dokončenie iných úloh, takže stretnutie ich nebude zdržiavať.
Napísali sme aj článok o tom, ako sa najlepšie pripraviť na schôdzku s potenciálnym klientom. Mrknite, kým na ňu vyrazíte.
Kde sa s klientom stretnúť
Ideálne miesto pre stretnutie závisí od povahy schôdzky, množstva účastníkov alebo technickom zázemí, ktoré potrebujete. Pri výbere sa preto vždy prispôsobte konkrétnej situácii.
Ako voľba číslo jedna sa ponúka zasadačka u vás, alebo u klienta. Rozhodnite sa podľa toho, čo klient preferuje a čo je v danej situácii praktickejšie. Pokiaľ je klient z rovnakého mesta či z okolia, pozvite ho k sebe. Pokiaľ by to mal klient ďaleko, ponúknite, že za ním prídete.
Vždy odporúčame živé stretnutie namiesto virtuálneho. Naživo sa vzťahy budujú precejenom lepšie ako na Zoome, Teamsoch alebo Meete. Tie si nechajte v zálohe, pokiaľ bude klient na calle trvať napríklad kvôli nedostatku času. Alebo pokiaľ ide len o rýchle zladenie pred hlavnou schôdzkou.
Pokiaľ nemáte vlastné zázemie a potrebujete sa s klientom stretnúť mimo zasadačky, vhodnou voľbou sú:
- kaviarne,
- coworkingové priestory,
- alebo salóniky v hoteloch.
Na obchodnú schôdzku sa naopak veľmi nehodí reštaurácia. Nie každému je príjemné na rokovaní jesť. A pokiaľ neviete, čo má klient rád, ľahko šliapnete vedľa už pri výbere podniku.
Ako si dohodnúť stretnutie s klientom
Už viete, kedy a kam si máte dohodnúť schôdzku. Zostáva už len pozvať účastníkov. Niekedy stačí poslať e-mail, inokedy sa oplatí zavolať a nájsť spolu vhodný čas. V každom prípade pripojte e-mail s potvrdením stretnutia a dôležitými informáciami, aby sa na vás klient mohol kedykoľvek obrátiť.
Uveďte jasný a zrozumiteľný predmet e-mailu, aby klient hneď vedel, o čo ide, a nestratil sa medzi ostatnými správami v schránke. Text jasne štruktúrujte a nezabudnite ho uviesť:
- dôvod, prečo sa chcete stretnúť,
- hlavné body, o ktorých sa má diskutovať, a všetky podporné dokumenty v prílohe,
- navrhovaný čas stretnutia s otázkou na časové možnosti klienta - navrhnite tri termíny, ktoré vám vyhovujú a z ktorých si môže vybrať,
- navrhnúť miesto stretnutia a nechať klienta rozhodnúť - môžete uviesť svoje preferencie, napríklad na základe toho, aké náročné bude stretnutie a či stačí stretnutie online, alebo by bolo lepšie osobné stretnutie.
Než na schôdzku vyrazíte, prečítajte si ešte náš článok s osvedčenými radami, ako ju úspešne zvládnuť.
Kedy poslať pozvánku na stretnutie
Závisí to od dôležitosti stretnutia, zvyklostí a vzťahov klienta alebo počtu zúčastnených osôb. Je však dobré naplánovať stretnutie aspoň týždeň vopred, aby sa všetci mohli na stretnutie pripraviť. Pripomeňte si to deň alebo dva pred stretnutím.
Keď klient stretnutie potvrdí, zapíšte si ho do kalendára. V poznámkach zhrňte podstatné informácie z e-mailu alebo telefonátu. Kalendár vám tiež pomôže naplánovať čas stretnutia - ak ho klient používa, máte vopred predstavu o jeho možnostiach a vyhnete sa zdĺhavému hľadaniu vhodného termínu.
Špeciálny kalendár pre evidenciu obchodných schôdzok nájdete v CRM. E-maily sa automaticky priraďujú k danému klientovi alebo firme a spoločne si môžete prezerať aj naplánované stretnutia a dôležité dokumenty. Vyskúšajte si to zadarmo a bez záväzkov na 30 dní.
