5 krokov, ako sa pripraviť na obchodné stretnutie

Úspešnú obchodnú schôdzku nerobí správne vybraná kravata ani pevný stisk ruky, ale poctivá príprava. Musíte spoznať klienta, pripraviť si otázky alebo vybrať prípadovú štúdiu. Všetko, na čo pred schôdzkou nesmiete zabudnúť, nájdete v tomto článku.

1. Spoznajte klienta a jeho trh

Pred schôdzkou musíte presne vedieť, ako vaše riešenie klientovi pomôže - a nemyslíme tým všeobecné predajné argumenty, ktoré máte vo svojej obchodnej príručke. Podstatné je, ako pomôžete tomuto konkrétnemu klientovi. V praxi je to detektívna práca, pri ktorej musíte podrobne spoznať klienta, jeho konkurenciu a jeho trh. Naštudujte si najmä:

• vašu doterajšiu komunikáciu s klientom,
• klientov web,
• klientove blogové články,
• klientove sociálne siete,
• sociálne siete ľudí, ktorí budú na schôdzke prítomní (najmä LinkedIn),
• klientovu konkurenciu,
• články a dáta o klientovom trhu.

Informácie, ktoré potrebujete získať, sú predovšetkým:

• história klienta,
• klientove produkty a služby,
• kompetencie a záujmy ľudí, s ktorými budete rokovať,
• stav klientovho trhu,
• odborové špecifiká,
• stav klientovej konkurencie
• a potenciál klientovho rastu.

V rámci výskumu si klienta tiež vygooglete. Spoznajte ho nielen v profesnom, ale aj v osobnom živote. Nazbierate tak treba dostatok námetov pre otvárací small talk. Pokiaľ napríklad zistíte, že klient rád chodí so psom na cvičák, nadviažte na to. Klienta tým nerozhodíte – naopak ocenia, že ste vzali prípravu tak dôkladne.

Počiatočný výskum vám uľahčí aj CRM systém. Všetky údaje o klientovi v ňom evidujete na jednom mieste a udržíte si pred schôdzkou čistú hlavu. Každé solídne CRM si môžete po obmedzenú dobu zadarmo vyskúšať, tak ho otestujte.

Vyskúšať CRM

Akonáhle klienta dôkladne spoznáte, spracujte si jeho hlavné pain pointy, teda problémy, ktoré riešia. Na obchodnej schôdzke by ste totiž mali prezentovať svoje riešenie v kontexte klientových potrieb. Neopakujte všeobecné informácie, ktoré si môže prečítať na vašom webe, ale rovno klientovi predstavte, ako váš produkt alebo služba vyrieši jeho konkrétne bolesti.

2. Pripravte si otázky a odpovede

Po výskume budete mať pravdepodobne hlavu plnú otázok, ktoré chcete klientovi položiť. Určite to urobte, dáte tým na schôdzke najavo svoj záujem o neho a poctivú prípravu.

Pripravte si iba otvorené otázky, na ktoré klient nemôže odpovedať iba áno/nie. Navediete ho k tomu, aby sa rozhovoril a poskytol vám čo najväčšie množstvo informácií, s ktorými môžete ďalej pracovať.

Okrem spomínaných otázok by ste sa mali vždy opýtať:

• prečo vás klient oslovil,
• aký problém od vás potrebuje vyriešiť,
• aký má budget pre vaše riešenie,
• ako si predstavuje ideálneho dodávateľa,
• ktoré informácie neboli schopní zistiť od iných dodávateľov.

Otázky si spracujte do zoznamu, ktorý budete mať na schôdzke k dispozícii.

Zároveň si pripravte odpovede na najčastejšie otázky, ktoré očakávate, že klient položí. Pokiaľ pracujete vo firme, kde už obchodný tím nejaký čas funguje, mali by ste mať časté otázky a odpovede pripravené od kolegov.

Pamätajte ale, že obchodná schôdzka by nemala byť krížový výsluch. Nechajte väčšinu času hovoriť klienta, aktívne ho počúvajte a hľadajte spoločne riešenie jeho problémov.

3. Pripravte si prípadovú štúdiu

Prípadové štúdie (čiže use cases či success stories) sú jednou z najužitočnejších obchodníckych zbraní. Zamyslite sa, ktorý z vašich súčasných klientov sa najviac podobá tomu, s ktorým budete rokovať. Na základe konkrétnych dát si pripravte rozprávanie o tom, ako mu vaše riešenie pomohlo.

Prípadovú štúdiu si neprikrášľujte, ale založte ju čisto na pravde – potenciálny klient totiž môže klienta z prípadovej štúdie kontaktovať. Dôležité je vybrať prípadovú štúdiu o klientovi, ktorý:

• je s vami spokojný,
• je z rovnakého alebo podobného trhu ako potenciálny klient,
• a má podobné priority – napríklad perfektný servis, rýchlu návratnosť alebo čokoľvek iné.

Ak je to pri vašom riešení možné, pripravte pre potenciálneho klienta aj demoverziu, ktorú mu odprezentujete a bude si ju môcť vyskúšať.

4. Schôdzka nanečisto

Najmä pre začínajúcich obchodníkov je príprava na dôležitú schôdzku často o nervy. Čo keby ste náhodou zabudli na dôležitú otázku alebo pripravili zlý argument? Nedostatky v príprave vám pomôže vyladiť schôdzka nanečisto.

V ideálnom prípade si schôdzku vyskúšajte s kolegom z obchodného tímu alebo nadriadeným. Ak ste freelancer, zvoľte pokojne jedného z vašich blízkych. Dbajte na to, aby schôdzka nanečisto prebiehala čo najautentickejšie – preto dajte svojmu partnerovi základné informácie o klientovi.

Pred schôdzkou tiež nanečisto pripravte parťákovi zoznam potenciálnych problémových otázok, ktoré zo strany klienta očakávate. Nechajte ho, nech sleduje vaše reakcie a dá vám na ne spätnú väzbu. Pripravíte sa tak na nepríjemné otázky a máte istotu, že vás na nich klient nenachytá.

Ako prípravu si tiež môžete prečítať náš článok o TOP obchodných schopnostiach, nech viete, čo musíte vypilovať.

Po skončení sa parťáka opýtajte:

• aký má zo schôdzky dojem,
• či ste neboli nudní alebo málo presvedčiví,
• čo by ste mali zmeniť, vynechať alebo pridať.

5. Pripravte plán schôdze

Na základe spätnej väzby a svojich vlastných dojmov zo schôdzky nanečisto upravte svoju doterajšiu taktiku a pripravte si konkrétny plán schôdzky bod po bode. Pomôže vám v tom, aby schôdzka smerovala k jasnému cieľu, prebrali ste všetko dôležité a maximálne s potenciálnym klientom využili spoločný čas.

Schôdzku si rozplánujte do jednotlivých krokov a pre každý stanovte časový odhad. Ak bude na schôdzke viac ľudí z vášho tímu, plán schôdzky im pošlite.

A je to. Teraz ste na obchodnú schôdzku pripravení. O tom, čo robiť na mieste a ako sa počas obchodného jednania správať, si prečítajte v samostatnom článku.

Check-list, čo zariadiť pred schôdzkou s klientom

• Potvrďte si s klientom dátum, čas a miesto.
• Naplánujte prípadné technikálie ako prípravu plátna, projektora, alebo odošlite link kolegom, ktorí sa pripoja vzdialene.
• Spoznajte klienta a jeho trh.
• Spíšte si klientove hlavné problémy.
• Pripravte si otázky a odpovede na očakávané otázky.
• Pripravte si prípadovú štúdiu alebo demoverziu vášho riešenia.
• Pripravte si podľa situácie dokumenty ako ponuky alebo zmluvy.
• Vyskúšajte si schôdzku nanečisto.
• Vypracujte konkrétny plán schôdze.
• A pred schôdzkou sa dobre vyspite.