Čo je digitalizácia obchodu (a celej firmy)
Digitalizácia znamená, že namiesto stohov papierov a šanónov zmlúv máte všetky dáta v on-line systéme, v ktorom tiež prebiehajú všetky firemné procesy.
Tak napríklad:
- Údaje o klientoch máte pohromade a dostanete sa k nim odkiaľkoľvek.
- Vidíte, čo sa s klientom rieši aj riešilo – čo kedy kúpil, dopytoval, aj na čo sa pýtal zákazníckej podpory (to všetko sa do systému ukladá).
- Ľahko sa pripravíte na stretnutie a ľahko ho aj naplánujete - v kalendári vidíte, čo vás čaká a kedy máte priestor.
- Rovnako rýchlo naplánujete interné meetingy. Bez prestrelky e-mailov a správ na Slacku.
- Zmluvy nemusíte vyplňovať ručne, pretože sa do nej údaje zo systému prepíšu. Vďaka elektronickému podpisu ju ani nemusíte tlačiť, skenovať a posielať.
- Podklady na vystavenie faktúry už neposielate na učtáreň ručne, účtovník si ich nájde sam, alebo ešte lepšie – prepíšu sa mu do účtovného systému.
Digitalizácia uľahčuje spoluprácu vo firme, zefektívňuje prácu každého člena tímu a zároveň vďaka nej máte dokonalý prehľad o všetkom, čo sa vo firme deje. Klienti zase ocenia zlepšenie zákazníckej starostlivosti, ktorá presne vie, čo kedy klient riešil, alebo aký produkt presne má.
Ako na digitalizáciu, aby sa podarila
Na trhu je plno digitalizačných nástrojov a softvérov. Jedným z nich je aj náš RAYNET CRM, jednoduchý a prehľadný systém na digitalizáciu obchodu. Na rozdiel od robustných podnikových systémov vás nezahltí zbytočnými funkciami. Pretože digitalizáciou chcete čas vašich ľudí šetriť, nie je otravovať krokmi navyše.
O tom, ako spoznáte jednoduché CRM, sme napísali samostatný článok
Púšťate sa do digitalizácie? Prečítajte si naše tipy a rady – budete mať o dosť väčšiu šancu, že sa vám digitalizácia podarí na prvú dobrú.
1) Zmapujte, ako vaši ľudia pracujú
Než siahnete po prvom riešení, ktoré sľubuje stovky funkcií, zamyslite sa, čo skutočne potrebujete. Aby ľudia nástroj používali, musia fungovať tak, ako oni potrebujú. Nesmie ich zahltiť zbytočnými funkciami.
Na začiatku preto:
- dôkladne prejdite všetky kroky, ktoré v akomkoľvek pracovnom procese riešite,
- pochopte, ako kolegovia postupujú,
- ujasnite si, aké záznamy potrebujú evidovať.
Nesprávne nastavená logika evidencie ľudí brzdí a odradzuje od toho, aby CRM používali. Nikto nechce zapisovať zbytočne veľa informácií alebo vyplňovať údaje dvakrát.
Krabicové riešenia (ako je RAYNET) sú na špecifické požiadavky pripravené a hodia sa pre rôzne odbory. Premyslieť, čo potrebujete, musíte vy - ale sami na to nie ste. Odporúčame prizvať si konzultanta, ktorý s vami všetky procesy prejde a s výberom riešení poradí.
V RAYNETe to robíme zadarmo a pomáhali sme takto už tisíckam firiem rôznych veľkostí i zameraní. Máme pripravené evidenčné modely pre rôzne odbory. Tak si nechajte poradiť - ste v tej najdôležitejšej fáze celej digitalizácie, a keď sa to podarí, všetko ostatné už bude hračka.
2) Prispôsobte systém, aby nikto nerobil nič navyše
CRM systémy sú postavené tak, aby ste v nich urobili prakticky čokoľvek. Je však nevyhnutné ich správne nastaviť. Keď máte dobre zmapované a zabehnuté procesy, ste na dobrej ceste. Lepšie si systém prispôsobíte a budete efektívnejší.
O tom, ako správne implementovať CRM, sme napísali samostatný článok.
RAYNET CRM je zamerané na obchodníkov. A každý obchodník je živel. Chce konať, denne stretnúť päť nových klientov a byť s nimi. Nebaví ho robiť siahodlhé zápisy, reporty a nechce opakovať tie isté rutinné činnosti ako vytváranie ponúk alebo posielanie follow-up e-mailov. V RAYNETe zvládne veľa úloh na pár kliknutí:
- má kalendár, do ktorého zadáte termín stretnutia,
- ľahko sa odtiaľ preklikne ku všetkým podkladom a informáciám o klientovi,
- počas stretnutia sem nahrá dokumenty alebo fotky ako prílohu,
- a ešte vo výťahu alebo cestou k autu nadiktuje zápis zo stretnutia.
Vďaka dobrému nastaveniu sa množstvo úkonov deje automaticky. Všetky údaje sa tak prepisujú naprieč systémom. Keď z leadu vytvoríte obchodný prípad, automaticky sa vám do neho doplnia dáta z leadu. U klienta vidíte prepojenie na lead aj obchodný prípad, všetky informácie máte aj v kalendári. Všetky informácie sa po celú dobu obchodného vzťahu ukladajú do histórie klienta bez toho, aby ste ich prepisovali ručne alebo zložitými vzorcami získavali z iných tabuliek a databáz.
Digitalizácia tak zefektívňuje evidenciu údajov a umožňuje dokonalý prehľad. Dôležitá je ale aj na udržanie klientov. Pokiaľ nemáte digitalizované procesy, obchodník eviduje históriu iba vo svojom e-maile, v Exceli alebo diári. Akonáhle odíde alebo ochorie, nemá nikto iný na čo nadviazať. A čo horšie - odchádzajúci obchodník si klienta ľahko pretiahne k sebe. V CRM sú všetky informácie na jednom mieste a vidia ich aj kolegovia, ktorí k nim majú mať prístup – viac o zabezpečení dát píšeme ďalej (bod č. 4).
3) Prepojte systém s ďalšími nástrojmi, ktoré používate
Aby firma šliapala, musia v nej ľudia spolupracovať – a aj toto vám digitalizácia uľahčí. Vďaka CRM majú všetci prístup ku všetkým dôležitým informáciám, nemusia si nič posielať ani hľadať najnovšie údaje.
Systém navyše ľahko prepojíte s ďalšími nástrojmi, napríklad s účtovným systémom, e-mailingovým nástrojom, kalendárom alebo ďalšími softvérmi. Keď obchodník uzavrie obchod, na učtárni už o tom vie a vďaka dátam prepísaným do účtovného systému ľahko vytvorí faktúru. Tá sa uloží do histórie klienta bez toho, aby ju tam ktokoľvek vkladal ručne.
Dáta sa synchronizujú obojsmerne, nemusíte tak napríklad exportovať kontakty a vkladať ich do mailingového nástroja. Všetky kontakty sú aktuálne a nikto nemusí žiadny krok robiť na dvakrát.
Na integrácii si dajte naozaj záležať a neotáľajte s ňou. Hneď pri implementácii CRM prepojte s ďalšími systémami a upravte procesy, aby ste ich nemuseli ladiť neskôr. Každú integráciu berte ako uľahčenie a zefektívnenie práce.
RAYNET takto prepojíte s mnohými nástrojmi.
4) Bezpečnosť nadovšetko
Okrem správneho nastavenia sú dôležité dáta, ktoré do systému nahráte. Import dát z Excelu či iného systému, ktorý ste predtým používali, berte ako príležitosť na ich prečistenie.
A tiež nezabudnite dobre nastaviť, kto má k akým dátam prístup a čo s nimi môže robiť. Zatiaľ čo pri robustných celofiremných systémoch sú často všeobecné role ako admin a užívateľ, v CRM pre obchodníkov pravidlá nastavíte podrobnejšie a prispôsobíte ich roliam v tíme.
V RAYNETe si potrebu zabezpečenia dát dobre uvedomujeme. Aby sa vám nestalo, že si obchodník odnesie celú databázu klientov, môžete obchodníkovi zakázať export databázy alebo prístup k niektorým údajom v CRM. Zároveň v systéme vidíte všetku aktivitu za posledného pol roka.
5) Systém musí byť mobilný rovnako ako ľudia v tíme
Veľké systémy obvykle nie sú stavané na používanie mimo kancelárie, fungujú iba na desktopoch. Koľkokrát sa ale stane, že sú naozaj všetci v kancelárii? Napríklad taký obchodník je 90% času v teréne. Nemôže sa k CRM zložito pripájať cez VPN alebo pred stretnutím riešiť, že si nezobrazi informácie uložené v systéme.
Preto hľadajte CRM, ktoré má mobilnú aplikáciu so všetkými funkciami – ako RAYNET. Z mobilu si vďaka nemu obchodník:
- zavolá klientovi,
- od-naviguje sa na stretnutie,
- nahovorí poznámky alebo nahrá prílohu,
- naskenuje údaje z vizitiek,
- pridá rýchlu poznámku, ktorá sa mu pošle do desktopovej verzie CRm pre ďalšie spracovanie.
O tom, ako RAYNETí appka uľahčuje obchodníkom život, sme už písali.
6) To najdôležitejšie, aby sa digitalizácia obchodu podarila
Urobili ste všetko pre to, aby sa systém obchodníkom dobre používal. Teraz ich o tom ešte presvedčiť. V prvom rade naozaj veľmi odporúčame vysvetliť, prečo systém zavádzate a aký je jeho prínos.
Obchodníci totiž budú pod väčšou kontrolou – nadriadení vidia, kto na tom ako je, koľko má stretnutí, ako je efektívny. Je preto dôležité obchodníkov upokojiť, že CRM nie je nástroj sledovania, kontroly a buzerácie. Naopak im pomôže zefektívniť prácu a uvoľní im ruky pre obchodovanie, ktoré ich baví.
Obchodníkov na zmenu dobre pripravte:
- nastavte pravidlá, čo a ako budú evidovať,
- zaškoľte ich a dajte im návod, ku ktorému sa môžu vracať,
- a spätne zisťujte, ako systém používajú, alebo čo by im prácu ešte uľahčilo.
Ideálne bude, keď si obchodníkov prizvete už k výberu nástroja. Tým sa vraciame späť na začiatok a vy sa do toho pustite. Áno, digitalizácia je náročný proces, ale ak ju urobíte dobre, máte hotovo raz a navždy. Naši konzultanti vám pomôžu, aby sa to prvýkrát fakt podarilo.
A ČO TERAZ? Stačí urobiť prvý krok, ktorý odštartuje zmenu. Vyskúšajte si RAYNET na 30 dní zadarmo. Alebo si poďme rovno krátko zavolať.
