Okna&Company Petra Hůlky je zavedená firma z Třebíče. Pro své klienty, ať už jde o rodinné domy, firmy nebo instituce přes 25 let, dodává a montuje nejen okna, ale taky dveře, garážová vrata nebo pergoly. Zajišťuje komplexní technické řešení, provádí servis a drží tempo s aktuálními inovacemi a trendy.
Co se dozvíte?
- Jak v Okna&Company evidovali zakázky dříve
- Které problémy potřebovali vyřešit
- Kde šéf firmy vnímá hlavní přínos CRM
Sešity a sponky
„Na začátku to byly hlavně sešity, složky a kancelářské sponky,“ popisuje spolumajitel Petr Hůlka dřívější systém řízení obchodu v Okna&Company. Dokumenty jednotlivých zákazníků, ať už šlo o objednávkové nebo zaměřovací listy, ležely jednoduše spojené v papírové podobě ve složkách. A k tomu fungovala excelovská tabulka pro archivaci, kam se zapisovaly objednávkové kódy, čísla nebo kontakty. Celkem asi osm různých míst s daty.
Typický zákazník firmy přitom využije její služby hned několikrát a vedle vlastního domu objedná okna rovněž na chatu nebo třeba pro rodiče. Na samotnou montáž pak může navazovat dodání žaluzií i servis, jako je výměna prasklého skla. Jeden zákazník tak ve výsledku znamená několik obchodních případů, které je potřeba přehledně evidovat.
A protože jde o zakázkovou výrobu, je na druhé straně třeba započítat taky rozdílné dodavatele – s různými systémy a zvyklostmi v komunikaci.
„Problém byl v tom, že se pořád hledaly nějaké papíry. Když si zakázku vzal někdo k sobě na stůl a odjel třeba zaměřovat nebo šel k doktorovi, muselo se to hledat. Hlavně když volal zákazník s dotazem. Museli jsme rychle najít, kdo má složku u sebe. Jeden takový dotaz nás pak zdržel klidně na 20 minut. A nám přitom lidé volají každý den.“
Tehdejší stav vedl mj. k tomu, že se některé informace a údaje zapisovaly znova a znova, protože neexistovalo žádné propojení. Nemluvě o tom, jak složité bylo podle Petra nahlížení do historie toho, co se dříve dělalo.
Šéf firmy se proto rozhodl situaci řešit a pustil se do hledání systémů, které Okna&Company mohou pomoci – od projektových nástrojů po ERPčka. Začal zkoumat, jaké možnosti se na trhu nabízí a co by šlo do firemního procesu nejlépe zapojit. Nakonec skončil u RAYNETího CRMka.
„Přesvědčilo mě to, jak pracujete na detailech, jak jste flexibilní, dostupní a jak se s vámi dá dobře a rychle komunikovat. K tomu samozřejmě reference. Z RAYNETu cítím větší stabilitu firmy. Když jsem se s někým bavil, říkali, že RAYNET taky používají a je to super, funguje dobře,“ říká a vyzdvihuje zároveň spolupráci s naším konzultantem: „Už tím, jak nás uměl navést v nastavování, jak se nám věnoval a udělal nám první větší seznámení se systémem.“
3 problémy, které mělo CRM vyřešit
3 zásadní požadavky na nové CRM
Od skepse k vyššímu výkonu
Při hledání systému bylo pro Petra Hůlku důležité, aby výsledné řešení:
- bylo multiplatformní a fungovalo na Windows, iOS i Androidu,
- aby se k datům snadno dostali všichni, i technici a montéři v terénu,
- a taky, aby mohla firma pohodlně vyhledávat v historii a měla data pohromadě.
Dalším prvkem, který hrál roli, byl kalendář.
„Byl jsem původně skeptický, že RAYNET nemá aplikaci pro desktop. Dnes to ale vidím jako výhodu. A jsem rád, že všechno funguje jen přes webový prohlížeč. Nemusím totiž sám myslet na aktualizace nástroje, vše řešíte vy a jste v tom hodně flexibilní,“ doplnil Hůlka s tím, že mu vyhovuje možnost mít CRM otevřené v několika oknech najednou. Ve stejnou chvíli tak může pracovat s vybranou zakázkou a současně nahlížet do kalendáře nebo tabulky s kontakty.
Tip > Jak pracovat s RAYNETím kalendářem? Základní funkce představila v článku Petra z našeho týmu podpory.
Vliv nového systému dnes Petr Hůlka vnímá mimo jiné ve větší výkonnosti firmy. Oceňuje přehlednost a fakt, že mu CRM dává možnost dříve reagovat na stav objednávky i lépe plánovat potřebné kroky.
„Díky RAYNETu mám větší přehled nad čím se pracuje, jak jsou zakázky rozdělené a co se zákazníky řešíme. Můžu sledovat, kolik se toho uzavřelo i kdo je jak výkonný. A vyhovuje mi, že jsem si díky Google účtu mohl snadno nastavit obousměrný import údajů z kalendáře a kontaktů do iPhonu. Když mi teď zavolá nějaké číslo, hned poznám, jestli je cizí nebo to je někdo ze zákazníků. Okamžitě vidím, jak se jmenuje a kdo to je. To je bomba!“
Díky RAYNETu teď v Okna&Company:
- Získali větší přehled nad celým pracovním procesem.
- Mohou snadněji nahlížet do historie obchodních případů.
- Zvládají plánovat potřebné kroky více dopředu.
- Technici a montéři se k datům dostanou pohodlně i v terénu.
