Heros: Online podpisovanie
je s Raynetom úplne božie
22. 5. 2024
Prípadové štúdie
S pribúdajúcimi zákazkami rastie potreba spoľahlivej evidencie klientov a s nimi spojených dát. Presne takýto impulz pred časom dostali aj v HEROS security. Keď existujúci systém prestal vyhovovať, tím okolo Milana Soukupa sa rozhodol vyhľadať vhodné riešenie v podobe CRM. Pomohlo im nielen získať lepší prehľad o stave rozjednaných zákaziek, ale aj uľahčilo proces online podpisovania zmlúv.
HEROS security je skupina rodinných firiem s viac ako 30-ročnou históriou na trhu bezpečnostných služieb. Svojim zákazníkom, medzi ktorých patria malé, stredné aj veľké firmy, ale napríklad aj majitelia rodinných domov, ponúka montáž, servis a stráženie zabezpečovacích systémov, ako aj fyzickú ochranu priemyselných areálov. Raynet CRM využívajú od roku 2023.
Čo sa dozviete?
- Prečo sa HEROS rozhodol prejsť na nový systém
- Aké faktory boli pri výbere CRM rozhodujúce
- Čo HEROSu nový nástroj umožňuje
Prvý impulz: Evidencia dát
V HEROS security dlhý čas evidovali klientské dopyty primárne cez e-mail. Istý čas skúšali aj konkurenčné CRM, kde využívali hlavne úlohy a obchodné procesy, systém však postupne prestal vyhovovať, takže sa tím vrátil k starému dobrému e-mailu. Ako však začali zákazky pribúdať, evidencia zákazníkov, servisov a montáží sa stávala náročnejšou. Na základe tohto impulzu preto začal Milan Soukup, majiteľ a konateľ spoločností, hľadať nový CRM nástroj, ktorý by bol multifunkčný a splnil všetky interné potreby. Ako hlavnú nevýhodu predchádzajúceho riešenia Soukup spomína:
Jednou z dôležitých vecí, ktoré sa nám na predchádzajúcom systéme nepáčili, bolo, že nemal žiadnu vlastnú mobilnú aplikáciu. Bol čisto webový, takže ho bolo potrebné otvárať cez nejaké väčšie zariadenie, čo bolo pre nás nepraktické. Používateľský zážitok tým pádom nebol taký príjemný.
Milan Soukup
Majitel a jednatel společnosti HEROS
Dôležitý moment prišiel pre firmu vo chvíli, keď začali strácať prehľad o tom, aké projekty sú v danom okamihu rozjednané. Dobre evidovali počiatočné stavy objednávok, náročnejšie to však bolo pri ich dotiahnutí – čo treba pripomenúť, kde je nevyhnutné urgovať klienta a čo naopak visí na strane HEROSu. Medzi začiatkom a koncom zákazky tak vznikal priestor, ktorý bolo potrebné riešiť. Práve na základe toho si v tíme povedali: „Hej, už sme väčší, niekde tie dáta potrebujeme mať.“
A zároveň s tým prišla myšlienka, že by sme mohli mať evidovaných existujúcich klientov a ich objekty. Potrebovali sme evidovať, čo klient má, akú má zmluvu a ceny. Aby sa človek pozrel na jedno miesto, kde sa budú združovať všetky informácie.
Kritériá výberu nového CRM
Milan Soukup, ktorý má v HEROS-e okrem iného zodpovednosť za všetky technické systémy, vyberal nový nástroj na základe kritérií, ktoré si firma určila. Popri potrebe mobilnej aplikácie išlo o:
- multifunkčnosť a jednotnosť,
- synchronizáciu a napojenie na ďalšie aplikácie
- a prehľadnosť celého systému (moderný vzhľad).
Preklikal som niekoľko systémov a všade som mal cally s obchodníkmi danej služby. Pri Raynete mi systém predstavila pani Voštová, za čo jej musím spätne zložiť poklonu. Odprezentovala to tak suprovo, že som hneď všetko pochopil.
Proces integrácie bol hladký a na plné fungovanie potrebovala firma približne mesiac. Okrem spomínanej jednoduchej orientácie ocenili aj napojenie na externé aplikácie a modulárnosť jednotlivých sekcií, ktoré si v HEROS-e mohli v rámci možností prispôsobiť na svoj obraz.
Online podpisovanie
Čo firmu najviac trápilo, bola podrobná evidencia a spolu s tým podpisovanie zmlúv, ktoré často používajú. Ponúkané bezpečnostné služby je totiž potrebné mať so zákazníkmi podložené zmluvou.
V Raynet CRM tento bod rieši modul Online podpisovanie, ktorý sprostredkováva služba DigiSign pod hlavičkou Digital solutions s.r.o. „Online podpisovanie cez DigiSign je úplne božie. Fakt, že tam človek môže na pár klikov zmluvu odoslať a nemusí nič sťahovať ani nahrávať, je jednoducho super. To bol prvok, ktorý ma k voľbe systému presvedčil najviac,“ prezradil Soukup.
💡 Tip:
Vďaka online podpisovaniu môžete podpisovať dokumenty elektronicky, a to s plnou právnou záväznosťou. Online podpisy totiž overujeme cez e-mail a telefón podpisujúceho. Ušetríte tak množstvo času a vaša práca bude zase o kus efektívnejšia.
Videonápoveda
Prínosom boli podľa šéfa firmy aj naše videonávody: „Hneď druhý deň po založení testovacieho dema som začal pozerať vaše videá. Tým, že vo firme tiež natáčame videá k našim systémom, mi to prišlo super. Je to jedna z vecí, ktorá ma presvedčila o tom, ako má Raynet všetko pekne spracované. Keď príde nový používateľ so základnými informáciami, dokážete ho ľahko naviesť k tomu, aby systém začal používať. Aj to ma primälo, aby som začal pridávať ďalších používateľov.“
Práve na produkcii videí si v Raynete dávame veľmi záležať. Popri sérii Ako začať s Raynet CRM nájdete na našich stránkach aj kratšie videá venované jednotlivým funkciám, rovnako ako záznamy vybraných prednášok alebo čiastkové tematické série typu SalesMajstr o vyjednávaní.
Jednotné miesto pre všetky údaje
Z nových možností, ktoré Raynet CRM do firmy priniesol, si najviac cenia vytvorenie jednotného miesta, kde možno zapisovať, resp. čerpať všetky dôležité informácie týkajúce sa klientov a služieb.
Ak zákazník volá na zákaznícku podporu a pýta sa na veci, ktoré riešil niekto z tímu, ktokoľvek z podpory si ľahko otvorí obchodnú nástenku a rýchlo zistí, čo sa s daným klientom riešilo. Môže rovno odpovedať a celú situáciu vyriešiť. Informácie sú v rámci Raynetu dostupné naprieč celou firmou bez ohľadu na to, kto s daným klientom rokoval.
Spomínaná obchodná nástenka je podľa slov Milana Soukupa alfou a omegou celého procesu. Jednotlivým pracovníkom totiž umožňuje evidovať rôzne stupne obchodu bez potreby zapisovať si čokoľvek bokom alebo si pamätať, v akej fáze rokovania sa aktuálne nachádza, čo bolo jedno z boľavých miest predchádzajúcich rokov.
Jednoducho si to ráno otvorím, pozriem sa, kde sme skončili, a ideme ďalej.
Bezpečnosť a voliteľné polia
Nemenej dôležitá je pre HEROS Security aj možnosť nastaviť práva zamestnancom podľa toho, či majú dokument na zápis, alebo len na čítanie. Tieto bezpečnostné profily možno jednoducho upravovať cez funkciu Strom viditeľnosti, ktorú používatelia RAYNETu vo verzii Enterprise nájdu v sekcii Bezpečnosť. Stačí ju aktivovať kliknutím na zelené tlačidlo.
Podobne silný benefit potom našli aj v možnosti definovať si v záznamoch klientov voliteľné polia podľa zapísaných parametrov, čo ľuďom vo firme celkovo uľahčuje orientáciu v interných dátach. Tieto polia možno pridávať ku všetkým typom záznamov, či už ide o Klienta, Stretnutie alebo Obchodný prípad. Používateľ si jednoducho vyberie vhodný formát poľa a pomenuje si názov panela a polí v ňom. Rovnako prínosné sa ukázali byť aj vlastné šablóny pre zmluvy.
Vďaka tomu, že sa šablóny vytvárajú aj editujú vo Worde, dávajú používateľom podstatne lepšiu kontrolu nad formátovaním, dizajnom a hlavne rozsahom informácií, ktoré môžu do dokumentu z Raynetu prenášať.
Hoci sme mali Google Formuláre, ktoré nám generovali PDF, toto je oveľa jednoduchšie. Zadám hodnoty a jedným kliknutím si z toho vytvorím zmluvu. Vie to DigiSign, vie to Ecomail, vie to jednoducho množstvo ďalších vecí, ktoré dnes používame a uľahčí nám to strašne veľa práce.
Vďaka Raynetu teraz v HEROS Security:
✔️ Získali jednotné miesto na evidenciu a čerpanie všetkých potrebných dát.
✔️ Jednoducho a rýchlo podpisujú zmluvy online.
✔️ Vedenie firmy má lepší prehľad o práci obchodného oddelenia.
✔️ Odstránili slabé miesta v procese komunikácie s klientmi.
