Optimio: Raynet?
Zásadná zmena v riadení nášho obchodu
28. 4. 2024
Prípadové štúdie
Tím Optimio sa rozšíril a marketingová agentúra začala hľadať nástroj, ktorý by pomohol zlepšiť evidenciu dát a poskytol väčší prehľad a kontrolu (nielen) nad prichádzajúcimi dopytmi. Po vizualizácii celého nákupného procesu sa rozhodli pre CRM riešenie, vďaka ktorému sa dnes okrem iného môžu na základe reálnych čísel lepšie rozhodovať o ďalších krokoch.
Optimio sú borci na marketing, ktorí už viac ako 14 rokov tvoria rastové marketingové stratégie. Ako tím pokrývajú všetky dôležité témy fullservisovej marketingovej agentúry. Od výskumu až po exekúciu. Raynet CRM využívajú od roku 2023.
Čo sa dozviete?
- Prečo Optimio vymenilo Excel za CRM
- Ako sa firme podarilo nahradiť pocity tvrdými dátami
- Kde vidia budúce výzvy svojho podnikania
Z Excelu do CRM
Prvý impulz na prechod na nový systém prišiel pre Optimio vo chvíli, keď malo dôjsť k rozšíreniu obchodného tímu. Existujúce tabuľky, ktoré marketingová firma používala v predchádzajúcich rokoch, boli síce určitý čas efektívne, nástroj však neposkytoval dostatočnú kontrolu a prehľad – najmä z dlhodobého hľadiska.
Akceptovali sme nedôslednosť a nedostatočné možnosti, ktoré nám ponúkal Excel. Chýbala evidencia čiastkových hovorov alebo napríklad odmietnutých menších dopytov, čo firmu pripravovalo o množstvo dát. Kým sa obchodu darí, podobné údaje nie sú až také potrebné. Len čo však prídu náročnejšie časy, potrebujete vedieť ľudí viac riadiť. A na to sú dáta nevyhnutné. Vedeli sme, že budeme potrebovať CRM.
Marek Žáček
Spolumajitel Optimia
Ďalší zásadný okamih prišiel podľa Žáčka vo chvíli, keď sa spolu s druhým spolumajiteľom zúčastnili odborového školenia a jedna pasáž sa celá venovala tomu, ako riadiť a vyhodnocovať obchod: „V tej chvíli sme si povedali OK, sme pripravení, pretože toto nám Excel nikdy neurobí.“
Jednoduchá evidencia aktivít
Na základe spomínaného školenia si v Optimiu presne nalinkovali a vizualizovali celý nákupný proces – ako by mal vyzerať a ako vyhodnocovať získané dáta. Podľa stanovených parametrov sa začal výber vhodného nástroja.
Počas výberu CRM v tíme testovali niekoľko systémov, medzi ktorými Raynet vynikol okrem iného vďaka prehľadnému prostrediu, s ktorým sa noví používatelia mohli jednoducho zoznámiť, a českej podpore.
Niektoré konkurenčné nástroje, ktoré sme vyskúšali, boli gigantické a náročné na obsluhu. Raynet, ktorý je navyše v češtine, bol v tomto ohľade TOPka.
Na systéme Optimiu rovnako vyhovovalo, že má popri funneloch aj aktivity, ktoré sa viažu ku kontaktom, a je tak ľahko dohľadateľné, kedy a čo sa deje. Takáto evidencia aktivít, či už ide o úlohy, stretnutia alebo telefonáty, pomáha budovať pevný vzťah s klientmi. Naplánované aktivity sa navyše premietajú do kalendára, vďaka čomu je jednoduchšie nestratiť prehľad o ďalších krokoch.
Proces rozhodovania trval dlhšie. Moment, po ktorom sme si povedali, že budeme Raynet používať, nastal vtedy, keď sme si nanečisto pripravili celý náš proces a vyskúšali, ako to bude reálne fungovať. CRM muselo splniť celkové flow, ktoré sme vyžadovali. A splnilo.
Zásadná zmena? Dáta namiesto pocitov
Jednou z obáv v rámci procesu integrácie systému do firmy bolo, aby jednotliví členovia tímu dokázali nový nástroj efektívne zapojiť do každodennej práce. Druhá smerovala k času, ktorý bude potrebné vyhradiť na zaznamenávanie údajov do CRM. Po zaškolení s našimi konzultantmi sa však všetky prekážky podarilo postupne vyriešiť.
„Som matematicky založený človek a funnel, ktorý teraz máme nastavený, nám umožňuje viesť skutočne podnetné a vecné debaty,“ spomína Žáček jeden z hlavných prínosov. V tabuľkách, ktoré v Optimiu využívali predtým, boli zaznamenané iba niektoré údaje, takže firme vo výsledku chýbal prehľad napríklad o tom, pri ktorých dopytoch spolupráca nevyšla alebo ktoré partnerstvo aktuálne beží. Viditeľné bolo prakticky len to, čo je tzv. rozohrané.
Keď prišli otázky, čo je ďalej vo výhľade, nemali sme nič k dispozícii. Teraz to môžem vziať pekne odzadu a povedať obchodníkom: dobre, tu nie je žiadny obchodný prípad, čo máte predtým? Vy nemáte audity? Ak chcete obchodný prípad, potrebujete mať aspoň 4 audity. Na to treba rozjednať X firiem, to znamená toľko callov atď. A toto nám Raynet umožňuje jednoducho riadiť. To je asi tá zásadná zmena.
Vďaka zapojeniu CRM získalo Optimio väčší prehľad na všetkých úrovniach. Vedenie aj obchodníci tak môžu lepšie plánovať kroky na nasledujúce mesiace a stavať svoje rozhodnutia na skutočných číslach.
💡 Tip
Predajný lievik (sales funnel) je jednou z tém, ktoré sme priblížili na blogu.
Aktuálna výzva
Ďalšou fázou, ktorú firma plánuje, je spracovanie dát z jednotlivých oddelení, čo pomôže získať lepší výhľad do budúcnosti a optimalizovať tak okrem iného záťaž naprieč tímami, či už ide o marketing alebo obchod. Zozbierané informácie zároveň pomôžu zefektívniť spoločné debaty a lepšie vyberať priority pre ďalší posun v rámci rozbehnutých projektov.
Dokážu si predstaviť, že keby sme nemali dvoch obchodníkov, ale napríklad piatich, a pipeline by bola päťkrát väčšia, budú u nás tieto debaty prebiehať na dvojtýždňovej báze. Toto je cesta, ktorou chceme ísť. Presne preto sme Raynet zavádzali.
Jednou z výziev, ktoré v Optimiu aktuálne riešia, je hľadanie typov firiem, pri ktorých majú pri uzatváraní spolupráce dlhodobo vyššiu úspešnosť – nielen podľa odborového zamerania, ale aj ďalších parametrov, ako je napr. obrat. Zo zozbieraných dát a následného vyhodnotenia dostatočnej vzorky si firma sľubuje, že bude pre obchodníkov jednoduchšie zvoliť vhodné oslovenie vybraných zákazníkov a lepšie v komunikácii cieliť na ich potreby. To všetko by sa mohlo zaznamenávať práve v Raynete.
„Aby sme vedeli, aký štýl komunikácie na daného zákazníka funguje a s akou pravdepodobnosťou. Predstavujem si, že presne na to je CRM, resp. Raynet ideálny nástroj,“ naznačil k plánom Marek Žáček.
Vďaka Raynetu teraz v Optimiu:
✔️ Získali nástroj, s ktorým môžu evidovať všetky potrebné údaje.
✔️ Majú väčší prehľad a kontrolu (nielen) nad prichádzajúcimi dopytmi.
✔️ Na základe reálnych čísel sa môžu lepšie rozhodovať o ďalších krokoch.
