4poradci: Kým sme zaviedli Raynet,
bola to evidenčná divočina
25. 4. 2024
Prípadové štúdie
4poradci v priebehu rokov vyskúšali rôzne platformy a nástroje. Žiadny z nich však nedokázal úplne pokryť všetky potreby. Hlavným cieľom pritom bolo vybudovať spoľahlivú knowledge-base, cez ktorú by mohli naprieč tímom zdieľať informácie a dáta. Riešenie našli v CRM od Raynetu.
4poradci už niekoľko rokov ponúkajú transparentné finančné poradenstvo pre fyzické osoby aj firmy. Krízový plán, akčný plán a riadenie voľných finančných zdrojov. Popri tom sa venujú aj osvete a organizujú školenia finančnej gramotnosti, kde okrem iného riešia najčastejšie problémy z praxe.
Čo sa dozviete?
- Ako 4poradci vyriešili evidenčnú divočinu
- Z čoho mal konateľ firmy spočiatku obavy
- Čo tímu najviac uľahčilo prácu
Poriadok v chaose dát
„Ako mi na pozícii konateľa pribúdali úlohy, už som to sám nestíhal spravovať. Jedna tabuľka bola v tomto Exceli, druhá v inom… Chcel som mať dokumenty pokope. Keď som prvýkrát videl RAYNET, malo to všetko, čo sme vo firme chceli. A to sme ešte stále nevyťažili všetko, čo by sa z toho dalo,“ hovorí konateľ spoločnosti 4poradci Marek Kubis.
Hlavným dôvodom na zavedenie CRM bolo pre 4poradcov vybudovanie knowledge-base, jednotného miesta, cez ktoré by bolo možné navzájom zdieľať dôležité informácie. V priebehu predchádzajúcich rokov vyskúšali rôzne komunikačné platformy a nástroje na riadenie projektov – od Slacku po Trello. Napriek tomu, že do istej miery dobre riešili čiastkové potreby tímu, ako napríklad zdieľanie dokumentov alebo spoločný chat, išlo vždy skôr o dočasné riešenie, pretože žiaden z testovaných nástrojov neponúkol kompletné pokrytie potrieb.
Interné nastavenie bolo podľa Marka Kubisa stále nesystematické a rozkúskované do množstva navzájom neprepojených aplikácií. Sám si preto zobral na starosť vyhľadanie vhodného CRM – k Raynetu ho následne priviedol kolega z inej firmy.
Úplne prvýkrát som sa o Raynete dozvedel pred tromi rokmi, na konci roka 2021, keď sme začali hľadať systém na odovzdávanie úloh. Bližšie som sa k nemu však dostal až neskôr – práve cez kolegu. Vedel som, že CRM používa už nejaký čas, tak som mu zavolal a spýtal sa na jeho skúsenosť. Okamžite mi to „predal“. Páčilo sa mi navyše aj to, že Raynet sídli v Ostrave a je to česká firma. Keď potrebujeme niečo riešiť, je to lepšie, než s niekým, kto je z Ameriky. Keby som sa mohol vrátiť v čase, hneď si zaobstarám Raynet a nič neriešim.
Marek Kubis
Konateľ spoločnosti 4poradci
CRM pre lepšiu orientáciu
Testovanie Raynet CRM začali 4poradci skúšobnou verziou, ktorú potenciálnym klientom ponúkame na 30 dní zadarmo – so všetkými dostupnými funkciami. Do systému nabehli pomerne rýchlo aj vďaka predpripravenej šablóne priamo pre finančných poradcov. „Upravili sme tam detaily, pár farieb a nejaký stĺpec, ale viac-menej tak, ako sme to dostali, tak to funguje,“ povedal Kubis.
Jediné, čo podľa šéfa firmy spočiatku vyvolávalo mierne obavy, bola plynulosť, s akou si všetci členovia tímu zvyknú na zaznamenávanie dát do nového systému. Zároveň však dodáva, že akonáhle do CRM presunuli veľkú časť klientskych dát, vedel, že pri nástroji zostanú. Používateľská prívetivosť a celková prehľadnosť pri správe dát boli pre spoločnosť 4poradci jednými z hlavných kritérií výberu.
Obchod sa vždy nachádza v nejakej fáze a ja, aby som sa v tom dokázal zorientovať, som si predtým musel ešte v ďalšej aplikácii zapisovať poznámky k tomu, čo a kedy urobiť. Raynet presne tento problém vyriešil. Keď si dnes otvorím obchodnú nástenku, mám všetko perfektne zoradené v stĺpcoch. Môžem si nastaviť termíny, viem, čo klient rieši a na čo sa prípadne čaká.
Okrem toho pozitívne hodnotí aj dostupnosť edukačných videí a možnosť kedykoľvek zavolať na zákaznícku podporu, ktorá pomôže s riešením prípadných zásekov: „Šliape to a je to jednoduché. Nie všetci kolegovia sú rovnako dobre počítačovo zdatní, napriek tomu s používaním systému nikto nemal problém,“ doplnil Kubis.
💡 Tip: Webináre a školenia pre začiatočníkov aj pokročilých používateľov organizujeme pravidelne. Verejne a zadarmo. Zaregistrovať sa môžete u nás na webe. Nájdete tam aj niektoré staršie záznamy.
Kalendár: Alfa a omega podnikania
Z jednotlivých funkcií Raynetu Kubis vyzdvihuje kalendár, v ktorom podľa vlastných slov trávi najviac času. Osobne ho vníma ako jeden z prvkov, ktorý firme pomáha v pokroku a zvyšovaní výkonnosti: „Mám tak kompletný prehľad o úlohách a ich stave. Na prvý pohľad vidím, čo mi kde ešte visí. A keď potrebujem zorganizovať školenie, poradu, čokoľvek… Nemusím sa nikoho pýtať, či má čas. Prosto sa pozriem a vidím voľné okno.“
V oboru, kde jsou klientská data alfou a omegou, je pro 4poradce klíčové držet si v datech a rozběhnuté spolupráci dobrý přehled. „Než jsme zavedli Raynet, byl to evidenční punk. S ním firma dostala řád. Správa klientů, správa aktivit, zpětné vazby, všechno dneska probíhá v Raynetu,“ dodává a zmiňuje, že stejný přínos vnímá i v osobní rovině.
Tu som mal zapísaný jeden typ úloh, tam druhý, inde tretí. Niečo som mal v Exceli, ďalšie veci v OneNote a bohvie kde ešte. Teraz to mám celé na jednom mieste a čo tam nie je, to neexistuje. Dnes by som si Raynet platil, aj keby som nepodnikal. Prosto preto, aby som mal poriadok vo svojom živote.
💡 Tip: Ako pracovať s kalendárom v Raynete? Náš tím podpory k tomu pripravil jednoduchý návod.
Okrem toho vo firme využívajú najmä obchodnú nástenku.
V Raynete máme kompletnú evidenciu klientov a postupne sa snažíme, aby sme pri záznamoch mali čo najviac dát. Aká je nadväznosť, od koho prišlo odporúčanie a podobne. V CRM dnes zaznamenávame v podstate všetko okrem provízií. Sú tam aj všetky úlohy pre asistentku, čo je super, pretože keď sa úlohy zadávali cez aplikácie ako Messenger alebo e-maily, veľmi rýchlo sa v komunikácii stratili. Takto je všetko na jednom mieste.
Poslednou výzvou pre tím okolo Marka Kubisa zostáva automatizácia jednotlivých procesov a čo najväčšie využívanie evidencie v CRM, aby z nástroja podľa vlastných slov vyťažili maximum. V tomto smere Marek oceňuje prínos školení, ktoré pomáhajú urýchliť osvojenie jednotlivých funkcií: „Aj keď to niečo stojí, je to prosto efektívnejšie, než po roku zistiť – aha, tu je virtuálna asistentka, ktorá mi môže šetriť čas.“
Vďaka Raynetu teraz 4poradci:
✔️ Majú konečne všetky dôležité dáta na jednom mieste.
✔️ Získali lepší prehľad nad celou evidenciou klientov.
✔️ Môžu jednoduchšie plánovať školenia aj porady.
✔️ Zvýšili výkon a pokračujú v dobrej práci.
