Čo všetko zvládne jednoduchý CRM systém a ako ho spoznať

Čo je vlastne jednoduché CRM a komu sa hodí

V žiadnej múdrej knihe neexistuje definícia jednoduchého CRM. Z našej skúsenosti si ale väčšina firiem pod jednoduchým CRM predstavuje riešenie, ktoré je:

• lacné,
• cloudové,
• užívatelia sa v ňom rýchlo zorientujú
• a obsahuje všetky nevyhnutné funkcie pre zefektívnenie obchodu.
  
  

Občas sa stretávame s názorom, že jednoduché CRM je hlavne pre menšie firmy. V praxi to tak nie je. Jednoduché CRM je pre nich síce ideálne, ale stále častejšie po ňom siahajú aj veľké firmy a nadnárodné spoločnosti.

Výhodou jednoduchého CRM je totiž jeho efektivita – možno rýchlo implementovať, zamestnanci sa v ňom naučia rýchlo pracovať a ich pozornosť neodvádza nepotrebné funkcie

Takže jednoduché CRM ocenia hlavne:

• malé a stredné firmy,
• veľké firmy, ktoré nepotrebujú funkcie na mieru,
• veľké firmy, ktoré sa chcú vyhnúť robustnému riešeniu s dlhou implementáciou a vysokými počiatočnými nákladmi.
  
  

Naopak jednoduché CRM nie je vhodné pre firmy zo špecifických odborov, ktoré vyžadujú pokročilé funkcie a úpravu systému na mieru.

Ako spoznáte jednoduché CRM

Keď hľadáte jednoduché CRM pre svoju firmu, spoznáte ho predovšetkým podľa nasledujúcich 6 vlastností:

1. Jednoduchá implementácia

Niektoré firemné nástroje vám kvôli implementácii na pár dní pozastavia prácu alebo ju spomalia. U CRM by to tak byť nemalo. Jednoduché cloudové CRM rozbehnete za pár minút a úvodný import aj nastavenie vybavíte za popoludnie.

Pri implementácii CRM vás čaká:

• Registrácia – Pri cloudovom CRM nič neinštalujete. Len sa zaregistrujete a do CRM pristupujete z webového prehliadača.
  
  
• Nastavenie – Pre začiatok upravíte potrebné práva užívateľov, nastavíte svoj obchodný proces alebo vyplníte údaje o firme.
  
  
• Import dát – Nahráte si do CRM kontakty na klientov, leady alebo obchodné prípady. V našom Raynet CRM vám to uľahčia importné šablóny. Rýchlo ale zvládnete aj ručné vkladanie kontaktov, pretože CRM za vás väčšinu údajov stiahne z registra firiem.
  
  
• Pridanie kolegov – Ako administrátor pridáte do CRM všetkých kolegov, ktorí v ňom budú pracovať.
  
  
• Zorientovanie sa - Pre ovládnutie jednoduchého CRM obvykle nepotrebujete školenia, stačí vám len skúknuť pár video tutoriálov od dodávateľa.

Všetko spomínané zvládnete za pár hodín a prípadné ďalšie úpravy nastavenia vybavíte za ostrého chodu.

2. Automatizácia a zjednodušenie procesov

V Raynete radi hovoríme, že CRM je tu na to, aby obchodníci trávili menej času papierovaním a viac času stretnutiami s klientmi. Každé jednoduché CRM preto obsahuje funkcie, vďaka ktorým pravidelné procesy automatizuje alebo aspoň zrýchli.

Najčastejšie sú to činnosti ako:

• Tvorba dokumentov – Pri zákazke vytvoríte ponuku, objednávku alebo kalkuláciu na jedno kliknutie. Všetky dáta sa do dokumentu stiahnu z údajov v CRM.
  
  
• Evidovanie všetkého – Udalosť do kalendára zadáte priamo z klienta, pri vytváraní zákazky sa vám predvyplnia údaje alebo sa vám e-maily od klientov automaticky stiahnu a priradia do adresára. A to je len pár príkladov, ako CRM zefektívňuje evidovanie údajov.
  
  
• Tvorba reportov - Reporty si na pár kliknutí zobrazíte v prehľadných grafoch.
  
  
• Podpisovanie zmlúv – Priamo v CRM podpíšete s klientom zmluvy elektronicky a so všetkou legislatívnou platnosťou. Toto ešte nie je úplne štandard, ale napríklad naše Raynet CRM to zmákne.
  
  
• Fakturácia – Po prepojení s vašim fakturačným nástrojom vystavíte faktúry priamo z CRM.
  
  

Kúzlo jednoduchého CRM spočíva v tom, že všetky tieto vychytávky obsahuje bez toho, aby vás zahlcovalo zložitým rozhraním s miliónom možností. Nie je to ERP systém. Udalosť v kalendári vytvoríte z adresára a obchodný prípad, ktorý vzišiel zo schôdzky, rovno z kalendára. Jeden krok plynule nadväzuje na druhý.

Obchodná nástenka v Raynet CRM

3. Prehľadné vizualizácie

Jednoduché CRM spoznáte okrem iného podľa toho, že vám dáta naservíruje v tej najstráviteľnejšej podobe. Obchodné výsledky si zobrazíte vo farebných koláčových grafoch a pomocou filtrov ich v reálnom čase upravíte podľa svojich potrieb.

Najlepšie ale prehľadnosť CRM otestujete na funkciu Pipeline (predajný lievik). Uvidíte v nej:

• koľko zákaziek sa nachádza v ktorej fáze predajného procesu
• a aký z nich plynie potenciálny zisk.

Predajný lievik v Raynet CRM

Z Pipeline zistíte napríklad, koľko potenciálnych klientov je aktuálne vo fáze leadu, koľko má za sebou prvú obchodnú schôdzku alebo u koľkých čakáte na podpis zmluvy. Ľahšie tak odhadnete zisky, ktoré môžete v najbližšej dobe očakávať, a viete, čo musíte urobiť, aby ste jednotlivé zákazky posunuli do ďalšej fázy.

Takže než CRM zaobstaráte, vyskúšajte si v trial verzii, ako prehľadne zobrazuje dáta. Ďalšie tipy nájdete v našom článku s radami, ako vybrať najlepšie CRM.

4. Jednoduché, ale vyladené funkcie

Jednoduché CRM dokáže v nakopnutí biznisu zázraky len s pár hlavnými funkciami. Napríklad v našom Raynete je to:

• adresár,
• evidencia obchodných prípadov
• a obchodný kalendár.
  
  

Obchodné zefektívni svoju prácu tým, že:

• V adresári evidujú leady, klientov a všetko, čo s nimi máte za sebou, od e-mailov cez dokumenty a objednávky až po zápisy zo schôdzok.
  
  
• V evidencii obchodných prípadov sledujú rozjednané zákazky a firma vie, kto na ktorej zákazke pracuje, koľko z nej môže byť peňazí aj v akom je stave a ako ju posunúť ďalej. Jednoducho tu tiež vytvára reporty a dokumenty pre klientov.
  
  
• A vďaka kalendáru si udrží čistú hlavu. Priamo z udalosti sa prekliknú do histórie zákazky, do informácií o prítomných ľuďoch od klienta alebo rovno naplánujú follow-upy.
  
  

Pokiaľ teda hľadáte jednoduché CRM, poobzerajte sa po takom, ktoré má funkcií pár, zato perfektne vyladených pre zefektívnenie práce obchodníka.

5. Intuitívne mobilné appka

CRM s mobilnou aplikáciou je dnes už nutný základ. Keď cestujete po schôdzkach, nechcete neustále otvárať laptop.

Appka by mala byť rovnako jednoduchá a užívateľsky prívetivá ako samotné CRM. A k tomu mať funkcie určené do terénu ako:

• možnosť telefonovať a písať SMS priamo z adresára,
• notifikácia deadlínov,
• navigáciu pre cestovanie,
• nahrávanie fotiek (napr. flipchartov zo schôdzok)
• a diktafón na poznámky.
  
  

6. Integrácia s ďalšími nástrojmi

Jednoduché CRM si za pár minút prepojíte so všetkými kancelárskymi nástrojmi, ktoré pre obchod využívate.

Najčastejšie si firmy CRM prepájajú s:

• nástrojom na projektové riadenie,
• účtovným alebo fakturačným systémom,
• firemným kalendárom,
• e-shopom
• alebo e-mailovým nástrojom.
  
  

Integrácia by nemala vyžadovať asistenciu ajťáka a mal by ju zvládnuť každý. Typicky prebieha tak, že si v nastavení jedného nástroja vygenerujete API kľúč a vložíte ho do nastavenia toho druhého.

Napojenie na nástroje vám v CRM otvorí nové možnosti a zbavíte sa nadbytočného preklikávania a vzájomného prepisovania informácií. Napríklad:

• faktúry vytvoríte a odošlete z CRM a nemusíte otvárať fakturačnú aplikáciu,
  
  
• objednávky z e-shopu sa vám automaticky stiahnu do CRM
  
  
• a u každého klienta uvidíte výsledky kampaní bez toho, aby ste museli otvoriť e-mailový nástroj.

Vyskúšajte si jednoduché CRM na vlastnej koži

Či je pre vás CRM dostatočne jednoduché, najlepšie zistíte, keď si ho sami otestujete. Väčšina CRM ponúka zadarmo skúšobnú verziu, ktorú si môžete dôkladne preskúšať. Skúste napríklad naše Raynet CRM, ktoré spĺňa všetko spomínané v tomto článku a obľúbili si ho malé firmy aj veľké firmy.