Na čo je follow-up e-mail a kedy ho klientom poslať

Čo je to follow-up e-mail

Follow-up e-mail je v obchodnom svete správa, ktorú posielate niekomu, s kým ste v minulosti boli v kontakte. Inými slovami nadväzuje na nejakú predchádzajúcu udalosť a jeho účelom je posunúť adresáta ďalej v obchodnom procese.

Sú desiatky situácií, keď obchodníci odosielajú follow-up e-mail. Napríklad:

• s potenciálnym zákazníkom ste sa stretli na schôdzke, po ktorej mu chcete zhrnúť výsledok a navrhnúť nasledujúce kroky,
  
  
• potenciálnemu klientovi po stretnutí odosielate ponuku,
  
  
• zoznámili ste sa s potenciálnym obchodným partnerom na networkingu a chcete nadviazať na konverzáciu,
  
  
• zákazník používa demoverziu vášho riešenia a chcete zistiť, ako sa mu v nej pracuje alebo či nepotrebuje pomoc,
  
  
• blíži sa schôdzka s potenciálnym klientom, takže mu chcete pripomenúť termín a načrtnúť dôležité body, o ktorých bude reč,
  
  
• potenciálny zákazník vám dlhšiu dobu neodpísal na e-mail a chcete sa pripomenúť,
  
  
• leží vám u klienta nezaplatená faktúra a potrebujete mu poslať upomienku.
  
  

Ako vidíte, bez follow-up e-mailov zákazku v sales funnelu často ďalej neposuniete. Ich rozosielanie je v obchodníckom remesle nevyhnutné.

Follow-up e-maily majú aj tieto výhody:

• posilňujú vzájomnú dôveru medzi obchodníkom a klientom (dávate najavo, že vám na klientovi záleží),
  
  
• zvyšujú konverzie,
  
  
• filtrujú nerelevantné leady (ak si nie ste istí, či s vami lead chce spolupracovať, follow-up e-mailom to potvrdíte, alebo vyvrátite).

Kedy a ako napísať follow-up e-mail

Záleží na situácii a dôvodu, prečo follow-up e-mail posielate. Obchodní experti všeobecne radia odoslať ten prvý po dvoch až troch dňoch od udalosti, na ktorú nadväzujete. Vďaka tomu nie ste na adresátov príliš hrr, ale zároveň majú tému čerstvo v pamäti.

Pokiaľ vám adresát na follow-up nezareaguje, máte dve možnosti:

• skúsiť to znova – experti odporúčajú pripomínať sa ďalšími e-mailami v týchto dňoch od odoslania prvého follow-upu: 3. deň, 7. deň, 14. deň, 21. deň, 28. deň a 38. deň,
  
  
• zavolať mu – vďaka tomu sa uistíte, či adresát váš follow-up vôbec dostal a rovno získate reakciu.
  
  

Na rozdiel od iných obchodných e-mailov musia byť follow-upy:

• maximálne stručné a jasné – adresát za pár sekúnd pochopí, čo po ňom chcete,
  
  
• s jasnou výzvou na akciu – povedzte, čo má adresát urobiť,
  
  
• silne personalizované – nesmie byť zameniteľné s hromadou reklám a spamov, ktoré adresátovi denne chodia.
  
  

Pokiaľ potrebujete poradiť s tým, ako napísať follow-up e-mail po formálnej aj obsahovej stránke, napísali sme o tom samostatný článok, tak mrknite.

Ako prácu s follow-upmi uľahčuje CRM

Ako obchodník riešite množstvo follow-upov súčasne. Bude sa vám preto hodiť nástroj, ktorý vám pripomenie, kedy máte ktorý e-mail odoslať a komu. Dobre na tieto účely poslúži CRM.

Napríklad v Raynet CRM vyriešite follow-upy nasledujúcim spôsobom:

1. Svoje úlohy, telefonáty alebo schôdzky s klientmi priebežne evidujete v obchodnom kalendári.
   
   
2. Keď z niektorej schôdzky vzíde follow-up, kliknete na ňu v kalendári pravým tlačidlom a vyberiete možnosť naplánovať ďalší krok (teda follow-up).
   
   
3. CRM vyplní časť údajov za vás z udalosti, na ktorú follow-up nadväzuje, a vy už ho len popíšete (napríklad vytvorenie a odoslanie ponuky) a nastavíte termín, do kedy ho chcete vybaviť.
   
   
4. Follow-up nemusíte nosiť v hlave a CRM vás naň včas upozorní. Navyše je v systéme prepojený s konkrétnym leadom, klientom alebo obchodným prípadom, takže sa z neho ku všetkému rýchlo prekliknete.

Tvorba follow-upov je iba jedna z mnohých činností, ktoré CRM obchodníkom uľahčuje. Poskytuje napríklad aj šikovný adresár klientov, prehľad nad všetkými rozohranými zákazkami alebo analytické nástroje pre podrobný prehľad o tom, ako si váš biznis vedie. CRM si môžete vyskúšať na 30 dní zadarmo, nech sa najskôr presvedčíte, či a ako vám v praxi pomôže.