Podpisujte s klientmi dokumenty
online cez Raynet
Lenka Staňková
22. 9. 2021
Novinky
Koniec byrokratického ping pongu spojeného s podpisovaním dokumentov. Do Raynetu sme pridali funkciu, vďaka ktorej podpíšete ľubovoľné dokumenty elektronicky a so všetkou právnou záväznosťou. Bez skenovanie, výprav na poštu a ďalších komplikácií. Navyše je to tak jednoduché, že to zvládne úplne každý.
Na detailnej karte Klienta, Kontaktné osoby, Obchodného prípadu, Ponuky alebo Objednávky novo nájdete záložku Online podpisovanie. V tej kliknete na "Vybrať a podpísať dokument" a ocitnete sa v novej widgete na podpisovanie dokumentov.
- V miniaplikácii vyberiete dokument na podpis z prílohy, vlastných šablón, vlastných polí alebo ho sami nahráte z počítača.
- Potom vyberiete osoby, ktoré majú dokument podpísať. Pri všetkých musí byť uvedený e-mail a telefón - ak máte tieto údaje v adresári, Raynet je sám doplní.
- Prípadne môžete aj vybrať, ako dlho pôjde dokument podpísať, kedy má prísť upomienka a kto má dokument podpísať ako prvý.
- Následne dorazí e-mailom odkaz na dokument k podpísaniu.
- Akonáhle obe strany dokument podpíšu, dorazí všetkým podpisujúcim odkaz na stiahnutie podpísaného dokumentu.
- A je to! Podpísaný dokument nájdete aj vo svojom CRM.
Elektronicky podpísané dokumenty majú rovnakú právnu váhu a záväznosť ako papierové dokumenty podpísané klasickou cestou. Právna úprava súvisiace s úpravou elektronického podpisu vychádza z nariadenia Európskeho parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a službách vytvárajúcich dôveru pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93 / ES ("eIDAS"). Táto právna úprava bola adaptovaná v našom zákone č. 272/2016 Zb.
Proces podpisu
Odkaz na podpísanie dokumentu sa vám automaticky odošle na e-mail s výzvou na podpis. Kliknete na "Prejsť k dokumentom" a krátko potom vám zavibruje telefón s PIN kódom na otvorenie dokumentu. Práve vďaka kombinácii e-mailu a SMS certifikačnému PINu (dvojfázové overenie) je elektronický podpis legislatívne záväzný. PIN vyplníte a otvorí sa vám dokument, ktorý pred podpisom môžete v pokoji prečítať.
Ak je dokument v poriadku, kliknete na "Začať" a na mobile alebo kurzorom myši dokument podpíšete (nemusí to byť nič krasopisného).
Následne sa dokument automaticky odošle protistrane (pre ktorú je postup rovnaký). Akonáhle dokument tiež podpíše, príde vám aj protistrane odkaz na stiahnutie podpísaného dokumentu na e-mail. Stav podpisovanie môžete tiež priebežne sledovať v Raynetu a nájdete tam aj finálne podpísaný dokument.
Štyri podpísané dokumenty mesačne máte od nás zadarmo. Ak ich podpíšete viac, sumu vám automaticky pripočítame k faktúre za Raynet, takže sa nemusíte nikde registrovať ani platiť osobitne. Nižšie uvedený cenník nájdete aj v Nastavenie »Rozšírenie» Elektronický podpis dokumentov.
Podrobný návod k online podpisovanie si môžete prečítať na stránke zákazníckej podpory. Ešte sa sluší dodať, že platformu pre online podpisovanie sme nevyvinuli my, ale firma Digital Solutions s.r.o..
Ako chránime vaše podpísané dokumenty?
Modul Online podpisovanie v Raynetu sprostredkováva služba DigiSign pod hlavičkou Digital Solutions s.r.o. Táto služba je pravidelne monitorovaná, zálohovaná, testovaná vrátane penetračných testov a spĺňa tak prísne bezpečnostné požiadavky. Prístup k dokumentom chráni dvojfaktorové overenie.
Všetky servery, na ktorých aplikácie pre podpisovanie beží, sú hosťované v zabezpečenom českom datacentre, ktorého prevádzkovateľ je držiteľom certifikátu ISO 27001. Všetky transakcie chráni SSL certifikáty, vybrané dáta sú šifrované a všetky dáta sú spracovávané v súlade s GDPR. Vývojári aplikácie majú mnohoročné skúsenosti s vývojom cloudových aplikácií.
Lenka sa ako Product Ownerka pôvodne venovala vývoju e-commerce softvéru. V Raynete teraz pomáha užívateľom využívať naše CRM naplno.
Predajné tipy a triky vo vašej schránke
Dávka obchodných znalostí, trikov a osvedčených postupov pre CRM.